¿Cómo llevo el control de compras de mi restaurante sin contratar a nadie?
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Con cuatro papeles y unos veinte minutos al día, repartidos en tres momentos. Al cierre cuentas diez renglones y sale la cantidad. En la mañana comparas el precio del día de tres proveedores y sale a quién le pides. En la entrega firmas lo que llegó contra lo que pediste. Una vez por semana revisas un renglón contra la venta. El control de una persona no se cae por falta de gente. Se cae cuando esos cuatro papeles viven en cuatro lugares distintos.
La pregunta no es de personal
Casi todo lo que se publica sobre control de compras supone que hay alguien de compras. En un restaurante de un local no hay. Está el dueño, y en la mañana está abriendo. Esto supone que ya tienes a quién pedirle, porque conseguir los primeros proveedores es otro trabajo.
Así que la pregunta de verdad es otra. No es quién lo hace. Es en qué momento del día cae cada decisión y dónde se anota.
Quién lo hace se decide aparte, y cambia con el tamaño. Eso está en quién debe comprar en un restaurante.
Los veinte minutos, repartidos
Nadie se sienta veinte minutos a llevar compras. Se hace en cuatro ratos que ya existen en el día.
El cierre: diez renglones y una resta
Al cierre el anaquel está en su punto más bajo y quien cerró sabe qué se fue. Se cuentan diez o doce renglones, no la bodega. De cada uno anotas lo que hay, lo que se va mañana y el piso.
La resta es el pedido. El recorrido completo y la hoja de seis columnas están en cómo se hace el conteo del cierre.
La mañana: el precio del día
Con la cantidad ya decidida falta a quién. En perecedero ese número se mueve todos los días, así que la comparación se hace el mismo día que pides.
Son tres proveedores y seis renglones. Más que eso no se sostiene a mano. La cadencia que aguanta está medida, y si alguno no te manda nada por escrito, ese caso tiene su propia salida. La referencia pública de la central sirve para encuadrar, aunque el precio de la central no es el que te va a dar tu proveedor.
La puerta: lo que llegó contra lo que pediste
Es el único momento que no se puede recuperar después. Se pesa, se cuenta y se firma con la orden en la mano. Lo que se revisa renglón por renglón está en qué se revisa y qué se rechaza.
El viernes: un renglón contra la venta
Uno por semana, rotando. Con la hoja del cierre y la venta del día sabes lo que debía quedar. La diferencia casi nunca es robo y cada causa se mide distinto.
Los cuatro papeles y nada más
Un sistema de compras de una persona cabe en cuatro hojas. Ninguna necesita a la otra para funcionar, y las cuatro se bajan sin registro.
La requisición, si hay más de una estación
La llena quien pide y lleva la existencia del almacén al lado. La resta dice qué sale a comprar de verdad. El formato con la cuenta puesta es la requisición de compra en Excel.
En un local de una sola cocina casi nunca hace falta. Entra cuando la barra pide aparte de la cocina.
La comparativa, el mismo día
Un renglón por insumo y una columna por proveedor, con todo llevado a la misma unidad. La hoja de comparativa de cotizaciones hace la conversión y marca el menor.
La conversión es el paso que casi siempre se brinca, porque la caja y el bulto no pesan lo mismo en cada producto.
La orden de compra, una por proveedor
Es lo que el proveedor recibe antes de despachar y es contra lo que firmas en la puerta. El formato con importe, IVA y total calculados es la orden de compra en Excel.
La hoja del cierre, todos los días
Es la que arranca todo y la única que se llena a diario. La versión con la resta puesta es la hoja de pedido de restaurante.
Lo que se delega sin contratar
Delegar no es contratar. Es mover el trabajo a quien ya está ahí en ese momento.
| El trabajo | Quién lo hace sin contratar | Qué se queda contigo |
|---|---|---|
| Contar los diez renglones | Quien cierra la cocina | Leer la hoja en la mañana |
| Capturar el precio del día | Cada proveedor, en su cuenta | Decidir a quién le pides |
| Pesar y contar la entrega | Quien recibe, con la orden en mano | Autorizar lo que se rechaza |
| Armar el pedido de abarrote | Nadie, va por quincena | Revisar la lista una vez al mes |
| Comparar la factura contra la orden | Quien lleva la caja | Firmar lo que se paga |
El conteo lo hace quien cierra
Son cinco minutos al final de un turno que ya terminó. No se agrega una persona, se agrega un recorrido fijo de diez renglones.
La captura del precio la hace el proveedor
Es el trabajo que más tiempo come y el único que se puede mover entero al otro lado. Quien tiene el precio es quien lo vende.
Lo que no se delega nunca
Quien pide, quien recibe y quien paga no pueden ser la misma persona sin dejar registro. En un local chico se cumple con los papeles y no con tres puestos.
La semana, no sólo el día
Los veinte minutos resuelven el perecedero. Lo demás no cae todos los días y por eso se olvida.
El lunes: la lista del abarrote
Abarrote, desechable y limpieza se cuentan una vez por semana y se piden por quincena. Son renglones que no se mueven solos, así que la lista se revisa y no se cuenta entera.
El viernes: el renglón y el techo de la semana
Además del renglón contra la venta, el viernes se mira lo que se gastó. El techo se pone antes de comprar y no después, y esa cuenta está en el presupuesto de compras semanal. Con doce semanas guardadas sale además qué insumo te está subiendo el costo.
El primer lunes del mes: el inventario valorizado
Ese sí toma una hora y no es el conteo del cierre. Valoriza lo que hay y encuentra las diferencias del mes. No sirve para armar el pedido de mañana.
Las cuatro cosas que lo tumban
Ninguna es falta de tiempo. Las cuatro son de lugar.
- Los papeles viven en cuatro lugares. La hoja en la cocina, el precio en WhatsApp, la orden en el correo y la factura en un fólder. Nada se compara contra nada.
- La lista corta crece. A los treinta renglones el conteo deja de hacerse en cinco minutos y se abandona.
- El precio llega en mensajes sueltos. Doce mensajes a tres horas distintas no son una comparativa.
- Nadie firma la entrega. Sin firma la diferencia aparece dos semanas después y ya no se puede reclamar.
La tercera es la más común y la que más cuesta ordenar a mano. El procedimiento para juntarlos en una tabla está en cómo paso a una tabla los precios de WhatsApp.
Las cuatro se arreglan con lo mismo. Un solo lugar donde vivan la cantidad, el precio y lo que llegó. Puede ser un cuaderno, una carpeta o una pantalla. Lo que no puede es ser cuatro.
Cuándo ya no alcanza una persona
Hay tres señales y las tres se cuentan, no se sienten.
- La compra ocupa más de media jornada al día. Ahí el costo ya no es el precio, son las horas.
- Hay más de dos sucursales recibiendo. Dos puertas distintas no se controlan con una hoja.
- Pasan de ocho los proveedores con precio que se mueve. La comparación a mano deja de caber en ocho minutos.
Antes de contratar conviene ver cuánto tendría que ahorrar para pagarse. Ese número está calculado en quién debe comprar en un restaurante. Cuando el que compra es tu socio, lo que cambia es con qué números se revisa la compra y no quién la hace.
Dónde entra Comprafin
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene. De los veinte minutos del día, los ocho de la mañana son los que cambian de lado. De qué lado se captura el precio es el primero de los seis criterios con los que se evalúa un software de compras.
Los otros doce se quedan contigo. Contar al cierre, recibir en la puerta y revisar un renglón por semana no los hace ningún sistema.
Cuesta $599 al mes por negocio, con IVA incluido, con prueba de 14 días y sin comisión por pedido. Para el proveedor el registro no tiene costo e incluye 30 días naturales de prueba. Opera en la Zona Metropolitana de Guadalajara y en Tepic, y en las demás plazas hay lista de espera.
Lo que no hace. No es punto de venta, no lleva inventario y no manda el pedido. No consigue proveedores. Si le compras a dos y tus precios se mueven una vez al mes, una hoja de cálculo te alcanza. Y si lo que buscas es la referencia pública de la central, está publicada aparte.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo al día me va a tomar llevar las compras solo?
Unos veinte minutos, repartidos en cuatro ratos. Cinco al cierre para contar diez renglones, ocho en la mañana para comparar precios, cinco en la puerta para recibir y dos el viernes para revisar un renglón.
¿Qué papeles necesito y cuáles no?
Cuatro. La hoja del cierre, la comparativa, la orden de compra y la requisición si hay más de una estación pidiendo. El inventario valorizado del mes es otro trabajo y va una vez al mes.
¿Necesito un sistema para controlar las compras de un restaurante chico?
No para empezar. Las cuatro hojas alcanzan con tres proveedores y diez renglones. El sistema empieza a pagarse cuando la comparación de precios ya no cabe en ocho minutos.
¿Qué puedo delegar sin contratar a nadie?
El conteo a quien cierra, el pesaje a quien recibe y la captura del precio al proveedor. Lo que no se delega es decidir el precio y autorizar el gasto.
¿Cómo sé que ya me conviene contratar a alguien de compras?
Con tres señales que se cuentan. Que la compra ocupe más de media jornada al día, que haya más de dos sucursales recibiendo, o que pasen de ocho los proveedores con precio que se mueve.
¿Comprafin sustituye a la persona de compras?
No. Mueve la captura del precio al proveedor y te deja la comparativa hecha cada mañana. Contar, recibir y autorizar siguen siendo de alguien de tu equipo.
Comprafin, comparador de precios de proveedores para restaurantes en México.
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