¿Cómo reviso la mercancía que llega de un proveedor y qué rechazo?

Las cuatro revisiones, en orden

Toma cinco minutos con el repartidor enfrente. Es el rato del día donde más rápido se pierde dinero y también donde más rápido se recupera.

Se pesa lo que se cobra

La regla corta es ésta. Lo que se factura por peso se pesa y lo que se factura por pieza se cuenta.

Hay un caso donde la báscula sola no alcanza. El aceite se cobra por kilos y se usa por litros, así que la cubeta se recibe con el peso y se costea con el volumen.

El chile seco es el otro caso. Se cobra al peso y la norma mexicana sólo le fija humedad máxima, así que el agua que trae de más la pagas tú. Se recibe por peso y se revisa doblándolo.

No hace falta pesar todo todos los días. Se pesa el insumo caro, el que viene en una unidad de empaque sin peso normado y el proveedor que ya te falló una vez.

La báscula se pone donde entra la mercancía y no en la cocina. Si hay que caminar con la caja, no se pesa.

Lo que no es comida se recibe igual. El químico de limpieza llega con envase cerrado y etiqueta legible, y se guarda aparte de la materia prima.

La ley ya te da criterios de rechazo

La NOM-251-SSA1-2009, prácticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas o suplementos alimenticios, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 1 de marzo de 2010 y entró en vigor el 26 de noviembre de ese año. Trae una tabla de características de aceptación y rechazo por materia prima.

Lo que revisa esa tabla es lo que ya miras sin saber que tiene nombre: envase íntegro, fecha de caducidad vigente, apariencia, olor, color y textura.

La fecha vigente pasa la revisión y no dice cuántos días te quedan. Un producto que llega con la mitad de su vida consumida se acepta igual y te dura la mitad. Y antes de eso hay que leer cuál de las dos fechas trae, porque la de consumo preferente no obliga a sacarlo y la de caducidad sí.

También pone temperaturas. Los productos de la pesca frescos se reciben a un máximo de 4 grados y los equipos de refrigeración se mantienen a un máximo de 7. El pollo fresco cae en el mismo renglón de refrigeración y se revisa igual en la puerta. El huevo con cascarón va por otra norma y se revisa por el cascarón, no por el termómetro, como está en cómo comprar huevo para restaurante.

Para un restaurante sirve para dos cosas. Es el piso sanitario y es el argumento cuando el repartidor dice que así viene siempre.

Rechazo total y rechazo parcial

El rechazo total es raro y casi siempre es de temperatura. El producto llegó tibio, viene fuera de fecha o el empaque está roto. En lácteos es el rechazo que más se ve, porque suelen caer al final de la ruta.

Los embutidos viajan en esa misma ruta fría y traen un dato más. La etiqueta del jamón obliga a conservarlo entre 2 y 4 grados, así que ahí el termómetro decide.

La res es el otro caso y casi nunca se rechaza por temperatura. Se rechaza porque no es el grado que se pidió, y ese grado se lee en el corte y no en la báscula.

El normal es el parcial. Entran cuatro rejas y sale una. Se separa lo que no entra, se anota la cantidad y el motivo en la remisión o en la hoja de recepción de mercancía, y se firma la remisión ya corregida. El aviso al proveedor se manda con el repartidor en la puerta, y el mensaje para rechazar mercancía ya está escrito. Cuando el faltante sale después de que se fue el camión, el reclamo se manda el mismo día y con el peso.

Rechazar cuesta y hay que saber cuánto

El rechazo no es gratis. Lo que cuesta es el hueco: producto que no tienes para el servicio de hoy.

Ese costo depende de una sola pregunta y se hace antes de abrir con el proveedor, no el día del rechazo. Cuánto tarda la reposición. Si llega en la misma mañana el rechazo es barato.

Cuando la reposición tarda, la salida es comprar de emergencia en la tienda de la esquina y ese precio no se parece al de tu proveedor. Por eso el proveedor que repone rápido vale más de lo que dice su lista.

El precio también se revisa en la puerta

Es la cuarta revisión y casi nadie la hace. El precio de la remisión y el precio que te cotizaron no siempre son el mismo número.

No siempre es mala fe. En perecedero el precio se forma en la mañana y se mueve. Lo que no puede pasar es que te enteres al pagar la quincena. Un alza tiene cuatro formas y en la puerta se reconoce una.

Para revisarlo hay que tener el precio del día a la mano y no en la memoria. Ahí sirve haber pedido con la comparativa enfrente.

Cuando la compra la autoriza alguien más, ese precio ya viene escrito antes de la entrega.

Con la orden enfrente se revisa también la marca. Un renglón que llega de otro fabricante al mismo precio es una sustitución de marca, y cambia tu rendimiento sin cambiar la cifra.

Quién recibe

Recibe alguien que sepa qué se pidió y que no sea la misma persona que paga. Es la separación básica de pedir, recibir y pagar.

Quien recibe necesita tres cosas a la mano: la lista de lo que se pidió, una báscula y permiso para rechazar. Sin la tercera, la recepción es una firma, y esa firma te obliga igual que la tuya.

Con más de una sucursal esto se multiplica, porque cada dirección recibe por su cuenta y con su propia ruta.

Cada entrega es una calificación del proveedor

Cada entrega deja datos. Si llegó a la hora, si el peso cuadró y cuántas piezas se rechazaron. Cuatro semanas de esos datos valen más que cualquier cuestionario.

De esos datos, los que no cambian se escriben una vez y se guardan. Zona, día de ruta, hora de corte y mínimo. Los que cambian en cada entrega son lote, fecha y proveedor, que es lo que sostiene la trazabilidad. Los de la entrega caben en la hoja de recepción de mercancía, que compara lo pedido contra lo recibido en cantidad y en precio.

Es también la razón por la que la cuenta de proveedores se hace en entregas y no en nombres. Cada entrega son cinco minutos de alguien.

Cuando vas tú a comprar la recepción no desaparece. Se hace en el pasillo y antes de pagar, que es como funciona una central de abastos. En Abastos se revisa ahí mismo y es una de las diferencias con pedir a domicilio.

En Comprafin comparas los precios del día antes de pedir, así que el número con el que revisas la remisión es el que capturó tu proveedor. Así se ve. Aquí capturan su precio los proveedores.