Cuántos proveedores necesita un restaurante

El número que importa no es el de proveedores

Lo que se publica sobre esto son listas por categoría. Carnes, frutas y verduras, abarrote, bebidas, desechables, limpieza. De ahí sale un número entre seis y quince y ahí termina el consejo. El problema es que un proveedor no cuesta lo mismo que otro.

Un proveedor de abarrote que entrega los martes cuesta una entrega a la semana. Un proveedor de frutas y verduras que entrega diario cuesta seis. Los dos ocupan un renglón en tu lista y uno te cuesta seis veces más tiempo que el otro.

Por eso el número que se cuenta es el de entregas por semana. Es el que se paga en horas y es el que decide si la recepción se hace con báscula o se firma de confianza.

La tabla es contraintuitiva y por eso vale la pena. Recortar la lista de proveedores no baja el costo de administrarla si los que quedan entregan diario.

Lo que cuesta tener uno solo

• No tienes con qué comparar. Un precio solo no es información. Sin un segundo número no sabes si el aumento del martes es del mercado o es tuyo.
• No tienes plan B. El día que no llegue el pedido sales a comprar al menudeo y pagas precio de menudeo.
• Pierdes la palanca. El proveedor que sabe que es el único cotiza distinto. Con una segunda cotización en la mano la conversación cambia.

Es el arreglo más común en restaurantes de una sucursal y casi nunca es por descuido. Es por tiempo.

Lo que cuesta tener demasiados

• La recepción se afloja. Con cuatro entregas encimadas a las nueve alguien firma sin pesar. Ahí se va más dinero del que ahorró la tercera cotización.
• El pedido mínimo te alcanza en todos. Repartir el mismo insumo entre cuatro proveedores te deja por debajo del mínimo en los cuatro. Así funciona el pedido mínimo.
• Pierdes volumen con cada uno. El precio se negocia con volumen y el volumen repartido no negocia nada.
• Cada proveedor es una relación. Cotizar, revisar factura, pagar y reclamar. Eso son horas de alguien todas las semanas.

La regla que sí aguanta

Se decide por insumo, no por el restaurante completo.

1. 1Dos proveedores activos en cada insumo que mueve tu gasto. Casi siempre son entre diez y quince productos, no cien. Los dos te surten de verdad y los dos te cotizan.
2. 2Uno para todo lo demás. Abarrote, limpieza y desechables no necesitan segundo proveedor. El precio se mueve poco y el pedido aguanta quincena.
3. 3Un tercero que sólo cotiza. No le compras. Le pides precio. Te dice dónde está el mercado y te sirve el día que uno de los dos falle.

En un restaurante de una sucursal eso suele quedar entre cuatro y ocho proveedores activos. En mariscos y en cortes son más, porque el insumo caro es el que se compara todos los días.

El proveedor que te trae de todo

Hay un atajo que suena bien. Un solo proveedor de catálogo grande que te surte abarrote, desechables, limpieza y algo de proteína. Una entrega, una factura, un teléfono. Es un buen arreglo y tiene un costo que no se ve el primer mes.

El costo es que dejas de tener precio de mercado en todo lo que te trae. Un especialista de frutas y verduras compite contra otros especialistas cada semana. Un catálogo grande compite contra la comodidad de no hacer otro pedido, que es una competencia más fácil de ganar.

La regla práctica sale de ahí. Un insumo con precio de lista aguanta un solo proveedor. Un perecedero no, porque su precio cambia de semana a semana y sin un segundo número no lo ves cambiar.

Activo no es lo mismo que cotizando

Un proveedor activo te entrega y te factura. Un proveedor que cotiza te manda un precio y ya. El primero te cuesta una recepción. El segundo te cuesta un mensaje.

Casi todo el beneficio de tener varios proveedores viene de los que cotizan. Casi todo el costo viene de los que entregan. La lista sana tiene pocos activos y muchos cotizando.

Los que cotizan salen de donde ya andas. Un pasillo del Mercado de Abastos o una bodega del Mercado del Mar te dejan tres teléfonos en una vuelta. Un teléfono todavía no es un proveedor y por eso no te cuesta nada guardarlo.

Las señales de que el número está mal

No hace falta auditar nada. Se nota en la semana.

Te faltan proveedores

• Aceptas el precio que te dan porque no tienes otro contra qué ponerlo.
• Cuando algo no llega, cambias el platillo del día.
• No sabes a cuánto está un insumo hasta que llega la factura.

Te sobran proveedores

• Hay entregas que nadie pesa porque llegaron encimadas.
• Pagas flete en pedidos chicos que se podían juntar en uno. Así se reparte el flete entre los kilos.
• Le compras el mismo producto a tres y ninguno te da precio de volumen.

Las dos listas pueden ser ciertas al mismo tiempo. Es lo más común: sobran proveedores en abarrote y faltan en los tres insumos que se llevan el gasto.

Cómo se llega a ese número

1. 1Cuenta las entregas de la semana pasada, no los proveedores. Ese es el número real de tu operación.
2. 2Marca los insumos que se llevan el 80 por ciento de tu compra. Ahí van los dos proveedores.
3. 3En el resto deja uno y consolida. Menos entregas y pedidos más grandes.
4. 4Suma un tercero que cotice tus tres insumos más caros. Todavía no le compras.
5. 5Prueba a los nuevos de uno en uno y con un solo insumo. Cuatro semanas y báscula.
6. 6Revisa el número dos veces al año. Cambia con la carta y con la temporada.

Dónde se rompe de verdad: quién lo administra

El número de proveedores también es un número de personas. Si el dueño pide, recibe y paga, seis proveedores son media mañana suya todos los días. Si hay un encargado de compras el techo sube y aparece el otro problema, que es separar quién pide, quién recibe y quién paga. Aquí está cómo se reparte.

La cuenta de la vuelta va en el mismo cajón. Un proveedor que te entrega y uno al que le vas a recoger no cuestan lo mismo aunque coticen igual. Así se compara ir contra pedir.

Comparar sin que cueste una entrega más

El costo de tener más proveedores viene de cotizarlos uno por uno. En Comprafin los proveedores son de la plataforma y capturan su precio del día. Tú ves la comparativa completa con el mejor precio marcado y decides a quién le pides. Así se ve.

Comprafin no vende insumos, no entrega mercancía y no es parte de tu trato con el proveedor. Los proveedores capturan aquí.