Cómo evaluar a un proveedor nuevo en cuatro semanas
· 5 min de lectura · actualizado el 11 de octubre de 2026
A un proveedor nuevo se le prueba con un insumo durante cuatro semanas, sin moverle el volumen al de siempre. Lo que se mide es lo que tú puedes verificar en tu puerta: peso real contra peso facturado, presentación contra lo pedido, hora de entrega, faltantes y qué hizo la primera vez que hubo un problema. Al final tienes su precio por kilo aprovechable, que es con lo que se decide.
No se evalúa con preguntas
Lo que se publica sobre esto son cuestionarios de compras corporativas: capacidad instalada, certificaciones, estados financieros, referencias comerciales. Está bien para quien tiene un área de compras y puede visitar una planta. Un restaurante de una o tres sucursales no audita a nadie.
Lo que sí tiene es su puerta. Todo lo que importa de un proveedor pasa por ahí cada semana, y se puede medir con una báscula y una libreta.
Da igual de dónde salió el nombre. Te lo recomendó otro restaurantero, lo conociste en un pasillo del Mercado de Abastos o te lo pasaron en el Mercado del Mar. Si estás armando la lista desde cero, de ahí salen los candidatos. La recomendación sirve para que conteste el teléfono. No sirve para decidir.
La prueba: un insumo, cuatro semanas
- Un solo insumo, de los que compras cada semana y conoces bien. Si no lo conoces, no vas a saber si lo que llegó está bien.
- El proveedor de siempre sigue surtiendo. La prueba no puede dejarte sin producto un martes.
- Mismo pedido, misma hora, cuatro semanas seguidas. Una entrega buena no dice nada. Cuatro sí.
- Anotas cada entrega el mismo día. Lo que se anota el viernes de memoria ya no sirve.
Cuatro semanas es el mínimo porque casi todos los proveedores cuidan la primera entrega. La tercera y la cuarta son las que se parecen a como te va a surtir todo el año. Antes de abrirlas conviene pedirle una muestra, que te dice en una prueba de cocina si vale la pena medirlo cuatro veces.
Lo que se pregunta una vez, antes de la primera entrega
La prueba mide lo que cambia cada entrega. Antes de la primera hay cinco datos que no cambian y que se preguntan una sola vez. Si los dejas para la medición, se te va una semana confirmando cosas que el proveedor te dice por teléfono.
- Zona de entrega. Tu municipio y tu colonia, no la ciudad. Las zonas cortan por municipio y por distancia.
- Pedido mínimo real. En pesos o en piezas, y si cambia según el día. Qué es un pedido mínimo.
- Día de ruta y hora de corte. Hasta qué hora recibe el pedido para entregarlo al día siguiente.
- Forma de pago y plazo. Contado, transferencia o crédito, y desde qué compra aplica.
- Quién contesta cuando falta algo. Un nombre y un número directo, no el conmutador.
Esos cinco caben en media hoja y se llenan antes de la primera entrega. El décimo punto de la tabla de abajo nace aquí: la zona y el mínimo se confirman antes y después se vigila si se mueven.
Hay una razón de fondo para separarlos. Un dato que se pregunta no cambia en cuatro semanas. Uno que se mide cambia en cada entrega, y por eso hace falta medirlo cuatro veces.
Los diez puntos que sí se miden
| Qué se mide | Cómo | Bandera roja |
|---|---|---|
| Peso real | Báscula al recibir, sin empaque | Falta más de una vez, aunque sea poco |
| Presentación y calibre | Contra lo que pediste | Te sustituyen sin avisar |
| Hora de entrega | Anotas la hora real | Llega después de que abrió la cocina |
| Faltantes | Cuenta las líneas del pedido | Faltan y te enteras al abrir la caja |
| Producto rechazado | Pesa lo que devuelves | Sube en vez de bajar |
| Precio sostenido | Compara el precio del lunes contra el del viernes | Se mueve sin que se mueva el mercado |
| Cómo cotiza | Por escrito o de memoria | No te da precio hasta que llega |
| Factura y lote | Revisa el papel, no el dicho | Factura después, si insistes |
| El primer problema | Qué hizo cuando algo salió mal | Discute el peso en la puerta |
| Zona y pedido mínimo | Confirma tu municipio y el mínimo real | El mínimo cambia según el día |
El noveno punto es el que más pesa y el que menos se mide. Un proveedor bueno no es el que nunca falla. Es el que cuando falla te lo dice antes de que abras la caja y lo repone el mismo día. Los diez puntos con su peso y su nota ponderada vienen en el formato de evaluación de proveedores.
El número con el que se decide
Al final de las cuatro semanas no comparas precios de lista. Comparas precio por kilo aprovechable, que es el precio del ticket ajustado por lo que faltó en la báscula y por lo que rechazaste. Esa conversión la hace sola la hoja de comparativa de cotizaciones.
| Proveedor | Precio de lista | Peso faltante | Rechazo | Kilo aprovechable |
|---|---|---|---|---|
| El Huerto | $32.00 | 1.5% | 2.0% | $33.05 |
| El Faro | $34.00 | 0% | 0.5% | $34.17 |
El mismo ajuste va con el rendimiento cuando el insumo se limpia. Así se mide con báscula, y en carne de res además hay que valorar el recorte. Los demás ajustes que mueven una cotización son los cinco costos ocultos.
Qué se hace con el resultado
Si gana el nuevo, no le entregas todo. Le pasas un segundo insumo y repites cuatro semanas. Un proveedor que surte un producto bien no necesariamente surte cinco bien, y quedarte con uno solo es riesgo aunque el precio esté bueno.
Si pierde, guarda la hoja igual. Un proveedor que no te sirve hoy te sirve como tercera cotización, y una tercera cotización vale dinero. Con números en la mano la conversación cambia. Con tres del mismo día también se ve si alguien te está cobrando de más. El mensaje para pedirle la cotización ya está escrito y se copia.
En Comprafin los proveedores son de la plataforma y capturan su precio del día en su propia pantalla. Tú ves la comparativa de cada mañana con el mejor precio marcado y no tienes que salir a buscar quién cotiza. Comprafin no vende insumos ni entrega mercancía.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se prueba a un proveedor nuevo?
Cuatro semanas con el mismo insumo. Casi todos cuidan la primera entrega, así que la tercera y la cuarta son las que dicen la verdad de cómo te va a surtir.
¿Le paso todo el pedido a un proveedor nuevo?
No. Un insumo, y el de siempre sigue surtiendo el resto. La prueba no puede dejarte sin producto un martes.
¿Qué se revisa al recibir de un proveedor nuevo?
Peso sin empaque, presentación y calibre contra lo pedido, hora real de entrega, faltantes del pedido y producto para rechazar. Los cinco se anotan el mismo día.
¿Cómo comparo el precio si uno me da crédito y otro no?
Llevándolo a precio. Un 2 por ciento de descuento por pago de contado que no tomas es el costo de esos días de plazo, y anualizado pasa del 24 por ciento. El plazo se paga, sólo que no aparece en la cotización.
¿Cuántos proveedores conviene tener por insumo?
Al menos dos que ya te hayan surtido y un tercero cotizando. Con uno solo no tienes con qué comparar ni plan B el día que no llegue.
¿Qué se le pregunta a un proveedor antes de la primera entrega?
Zona de entrega por municipio, pedido mínimo real, día de ruta y hora de corte, forma de pago y quién contesta cuando falta algo. Son cinco datos que no cambian y se piden una sola vez.
Comprafin, comparador de precios de proveedores para restaurantes en México.
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