Cómo evaluar a un proveedor nuevo en cuatro semanas
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A un proveedor nuevo se le prueba con un insumo durante cuatro semanas, sin moverle el volumen al de siempre. Lo que se mide es lo que tú puedes verificar en tu puerta: peso real contra peso facturado, presentación contra lo pedido, hora de entrega, faltantes y qué hizo la primera vez que hubo un problema. Al final tienes su precio por kilo aprovechable, que es con lo que se decide.
No se evalúa con preguntas
Lo que se publica sobre esto son cuestionarios de compras corporativas: capacidad instalada, certificaciones, estados financieros, referencias comerciales. Está bien para quien tiene un área de compras y puede visitar una planta. Un restaurante de una o tres sucursales no audita a nadie.
Lo que sí tiene es su puerta. Todo lo que importa de un proveedor pasa por ahí cada semana, y se puede medir con una báscula y una libreta.
Da igual de dónde salió el nombre. Te lo recomendó otro restaurantero, lo conociste en un pasillo del Mercado de Abastos o te lo pasaron en el Mercado del Mar. La recomendación sirve para que conteste el teléfono. No sirve para decidir.
La prueba: un insumo, cuatro semanas
- Un solo insumo, de los que compras cada semana y conoces bien. Si no lo conoces, no vas a saber si lo que llegó está bien.
- El proveedor de siempre sigue surtiendo. La prueba no puede dejarte sin producto un martes.
- Mismo pedido, misma hora, cuatro semanas seguidas. Una entrega buena no dice nada. Cuatro sí.
- Anotas cada entrega el mismo día. Lo que se anota el viernes de memoria ya no sirve.
Cuatro semanas es el mínimo porque casi todos los proveedores cuidan la primera entrega. La tercera y la cuarta son las que se parecen a como te va a surtir todo el año.
Los diez puntos que sí se miden
| Qué se mide | Cómo | Bandera roja |
|---|---|---|
| Peso real | Báscula al recibir, sin empaque | Falta más de una vez, aunque sea poco |
| Presentación y calibre | Contra lo que pediste | Te sustituyen sin avisar |
| Hora de entrega | Anotas la hora real | Llega después de que abrió la cocina |
| Faltantes | Cuenta las líneas del pedido | Faltan y te enteras al abrir la caja |
| Producto rechazado | Pesa lo que devuelves | Sube en vez de bajar |
| Precio sostenido | Compara el precio del lunes contra el del viernes | Se mueve sin que se mueva el mercado |
| Cómo cotiza | Por escrito o de memoria | No te da precio hasta que llega |
| Factura y lote | Revisa el papel, no el dicho | Factura después, si insistes |
| El primer problema | Qué hizo cuando algo salió mal | Discute el peso en la puerta |
| Zona y pedido mínimo | Confirma tu municipio y el mínimo real | El mínimo cambia según el día |
El noveno punto es el que más pesa y el que menos se mide. Un proveedor bueno no es el que nunca falla. Es el que cuando falla te lo dice antes de que abras la caja y lo repone el mismo día.
El número con el que se decide
Al final de las cuatro semanas no comparas precios de lista. Comparas precio por kilo aprovechable, que es el precio del ticket ajustado por lo que faltó en la báscula y por lo que rechazaste.
| Proveedor | Precio de lista | Peso faltante | Rechazo | Kilo aprovechable |
|---|---|---|---|---|
| El Huerto | $32.00 | 1.5% | 2.0% | $33.05 |
| El Faro | $34.00 | 0% | 0.5% | $34.17 |
El mismo ajuste va con el rendimiento cuando el insumo se limpia. Así se mide con báscula, y en carne de res además hay que valorar el recorte.
Qué se hace con el resultado
Si gana el nuevo, no le entregas todo. Le pasas un segundo insumo y repites cuatro semanas. Un proveedor que surte un producto bien no necesariamente surte cinco bien, y quedarte con uno solo es riesgo aunque el precio esté bueno.
Si pierde, guarda la hoja igual. Un proveedor que no te sirve hoy te sirve como tercera cotización, y una tercera cotización vale dinero. Con números en la mano la conversación cambia.
En Comprafin los proveedores son de la plataforma y capturan su precio del día. Tú ves la comparativa con el mejor marcado y no tienes que salir a buscar quién cotiza. Así se ve. Comprafin no vende insumos ni entrega mercancía. Los proveedores capturan aquí.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se prueba a un proveedor nuevo?
Cuatro semanas con el mismo insumo. Casi todos cuidan la primera entrega, así que la tercera y la cuarta son las que dicen la verdad de cómo te va a surtir.
¿Le paso todo el pedido a un proveedor nuevo?
No. Un insumo, y el de siempre sigue surtiendo el resto. La prueba no puede dejarte sin producto un martes.
¿Qué se revisa al recibir de un proveedor nuevo?
Peso sin empaque, presentación y calibre contra lo pedido, hora real de entrega, faltantes del pedido y producto para rechazar. Los cinco se anotan el mismo día.
¿Cómo comparo el precio si uno me da crédito y otro no?
Llevándolo a precio. Un 2 por ciento de descuento por pago de contado que no tomas es el costo de esos días de plazo, y anualizado pasa del 24 por ciento. El plazo se paga, sólo que no aparece en la cotización.
¿Cuántos proveedores conviene tener por insumo?
Al menos dos que ya te hayan surtido y un tercero cotizando. Con uno solo no tienes con qué comparar ni plan B el día que no llegue.
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