Hoja de recepción de mercancía para restaurante
La hoja de recepción se llena en la puerta, antes de firmar la remisión. Un renglón por insumo que bajó del camión.
Archivo .xlsx. Se baja sin registro.
Hace lo que la remisión no hace. Compara lo que pediste contra lo que llegó, en cantidad y en precio.
La hoja de abajo ya trae la cuenta. Capturas lo pedido, lo recibido y el precio de la remisión, y calcula las dos diferencias y el importe.
La llena quien recibe, con la orden de compra enfrente. Se archiva junto con la remisión del día.
Cómo se ve la hoja
| Insumo | Unidad | Cantidad pedida | Cantidad recibida | Diferencia | Precio acordado | Precio en la remisión | Diferencia de precio | Temperatura al llegar | Se aceptó (sí o no) | Importe recibido |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Jitomate saladette | kg | 40 | 38 | -2 | $18.50 | $18.50 | $0.00 | 18 °C | sí | $703.00 |
| Huevo blanco | kg | 30 | 30 | 0 | $34.00 | $36.00 | $2.00 | 17 °C | sí | $1,080.00 |
| Pechuga de pollo | kg | 20 | 20 | 0 | $96.00 | $96.00 | $0.00 | 3 °C | sí | $1,920.00 |
| Lechuga romana | pieza | 24 | 0 | -24 | $18.00 | $18.00 | $0.00 | 11 °C | no | $0.00 |
| Queso manchego | kg | 6 | 5.5 | -0.5 | $142.00 | $142.00 | $0.00 | 5 °C | sí | $781.00 |
Cómo se llena
Cantidad pedida
Sale de tu hoja de pedido, no de la remisión. Es la mitad de la comparación.
Cantidad recibida
Lo que pesaste o contaste en la puerta. Un renglón rechazado completo va en cero.
Diferencia
No se captura. Negativa es faltante. En el ejemplo el jitomate llegó con 2 kilos menos.
Precio acordado
El precio con el que hiciste el pedido. Si nadie lo escribió antes, no hay contra qué comparar.
Precio en la remisión
El que trae el papel que te quieren hacer firmar, tal cual viene.
Diferencia de precio
No se captura. Positiva es que la remisión viene más cara que lo acordado. En el ejemplo el huevo sube $2.00 el kilo y son $60.00 en ese renglón.
Temperatura al llegar
Se toma al producto, no a la caja. En frío es la diferencia entre aceptar y rechazar.
Se aceptó (sí o no)
Escribe sí o no. Lo rechazado se anota aunque el camión se lo lleve.
Importe recibido
No se captura. Multiplica lo recibido por el precio de la remisión, así que un faltante no se paga.
Cuándo se usa
Cuando recibe alguien que no hizo el pedido. La hoja lleva la cantidad pedida escrita. Quien recibe no tiene que acordarse de nada y tampoco tiene que llamar a nadie.
Cuando el proveedor sube un precio sin avisar. La columna de diferencia de precio lo enseña en la puerta. Un alza que se detecta al firmar se discute ese día y no a fin de mes.
Cuando la factura del mes no cuadra. Las hojas del mes dicen qué entró de verdad, con la fecha y la hora. Es lo único que aguanta una aclaración con el proveedor.
Lo que conviene no hacer
Capturar la cantidad pedida desde la remisión. Es el error que vuelve inútil la hoja. Si los dos números salen del mismo papel, la diferencia siempre da cero.
Firmar primero y revisar en la cocina. Una remisión firmada es la prueba de que recibiste eso. El reclamo después queda en la buena voluntad del proveedor.
Revisar la cantidad y no el precio. El faltante se ve y el alza no. En el ejemplo el faltante vale $37.00 y el cambio de precio vale $60.00, en la misma entrega.
Dejar la temperatura en blanco. Sin ese dato no se puede rechazar después. El producto que llegó tibio ya está en tu cámara y la responsabilidad pasó a ser tuya.
El paso siguiente
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene, y marca el mejor precio por renglón. Ése es el precio acordado que esta hoja compara contra la remisión.
Para pedir los precios que van en la hoja: Mensaje para rechazar mercancía que llegó mal.
Preguntas frecuentes
¿La hoja de recepción es gratis?
Sí. Se baja desde esta página sin registro. El correo es opcional.
¿Qué se revisa cuando llega la mercancía?
Cuatro cosas, en este orden: la cantidad contra tu pedido, el precio contra lo acordado, la temperatura del producto frío y el estado de lo que bajó del camión.
¿Se firma la remisión antes o después de revisar?
Después. La firma dice que recibiste lo que ahí viene escrito, así que la revisión va primero y el camión espera.
¿Qué anoto si rechazo un renglón completo?
Cantidad recibida en cero y «no» en la columna de aceptado. El importe recibido se queda en cero y el renglón sigue contando como rechazado.
¿Para qué sirve la columna de temperatura?
Para poder rechazar con un dato. Se toma al producto y no a la caja, y queda escrita con la hora de llegada que trae la hoja.
¿Cuántos renglones caben?
Treinta por entrega. Se usa una hoja por proveedor y por día, porque la cabecera lleva un solo proveedor y una sola hora de llegada.
La misma comparación, sin capturarla tú
Comprafin compara los precios del día de los proveedores con los que ya compras. Son 14 días de prueba, sin tarjeta.
Para leer completo
Recepción de mercancía: qué se revisa y qué se rechaza
La entrega se revisa en cinco minutos con el repartidor enfrente. Lo que no se anota antes de firmar ya no se reclama.
¿Para qué sirve la nota de remisión de un proveedor?
El papel que acompaña la entrega. Dice qué llegó y no comprueba nada ante el SAT.
¿Cómo sé si mi proveedor me está cobrando de más?
El alza se mide contra lo que pagabas. El nivel se mide contra lo que vale afuera, y eso sí es público.