El conteo del cierre: cinco minutos que arman la compra de mañana

El inventario del mes y el conteo del cierre no son lo mismo

Lo que se publica sobre inventario en restaurantes es siempre el mismo conteo: el de fin de mes. Se cuenta todo, se valoriza, se compara contra el teórico y sale cuánto dinero tienes parado y cuánto se fue sin venderse. Sirve. Nada más que sirve para el mes que ya pasó.

El conteo del cierre es otro trabajo. Responde una sola pregunta y la responde para mañana: qué pido y cuánto. Se hace en cinco minutos y no se valoriza nada.

Por qué al cierre y no en la mañana

Al cierre el anaquel está en su punto más bajo del día. Lo que ves ahí es lo que de verdad sobró, sin la entrega de la mañana encima. Cuentas producto, no producto más pedido.

Y está la persona que lo usó. Quien cerró sabe que hoy se fue más pollo de lo normal y que la crema alcanzó raspando. Esa información se pierde en la noche. En la mañana cuenta alguien que no estuvo en el servicio.

La tercera razón es la hora. El proveedor arma su ruta temprano y en la central el mejor producto se va antes de las siete. Un pedido que sale a las once ya se decidió con lo que quedó. En un pasillo de Abastos eso se nota en el precio y en el calibre.

No se cuenta la bodega. Se cuentan diez renglones

Contar todo al cierre toma una hora, y a los tres días se deja de hacer. Una lista de diez o doce renglones se cuenta siempre, y eso es lo que la hace servir.

Un renglón entra a la lista corta si cumple una de estas tres:

• Pesa en el gasto. Los insumos donde se va la mayor parte de tu compra. Casi siempre son la proteína, la verdura de mayor uso y el aceite.
• Se echa a perder. Todo lo que no aguanta tres días. Ahí el error se paga dos veces, en la compra y en la basura.
• Para el servicio si falta. El insumo del platillo que más vendes. Si no está, esa línea no abre.

Lo que no entra: el abarrote que dura semanas, los desechables y la limpieza. Esos se cuentan una vez por semana y se piden por quincena. Meterlos en el conteo diario es lo que hace que el conteo se abandone en marzo.

En una cocina de comida corrida la lista suele quedar en pollo, res, jitomate, cebolla, chile, limón, papa, crema, queso y tortilla. En una marisquería cambian cinco renglones y entra el camarón, que además es el que más pesa. La lista es tuya y no se copia de nadie.

Se revisa cada tres meses. Un platillo nuevo cambia qué insumo pesa, y una temporada cambia cuál se echa a perder primero.

La hoja: seis columnas y una resta

La hoja de conteo cabe en media hoja de cuaderno. Son cinco datos por renglón y una resta al final.

Lo que pides es lo que se va mañana, más el piso que quieres dejar, menos lo que hay.

El piso es el colchón para el día que el pedido llegue tarde o no llegue. En perecedero es corto, de uno o dos días. En abarrote es más largo porque no se echa a perder. Ese número tiene nombre y se calcula.

El resultado se redondea a la unidad en la que compras. No pides 8.4 kilos de jitomate, pides la caja. Y la caja no siempre pesa lo mismo. Aquí está cuánto pesa cada unidad.

Lo que se va mañana no se adivina

La columna difícil es la cuarta. Sale de tres cosas y ninguna es tu memoria.

1. 1El día de la semana. Un martes no se parece a un sábado. Se compara martes contra martes, no contra ayer.
2. 2Lo que ya está apartado. Reservaciones, un evento, la comida de una oficina que pidió para el jueves.
3. 3Lo que se vendió el mismo día la semana pasada. Es el punto de partida y se corrige con las dos anteriores.

La corrección importa más que el número inicial. Si te sobró producto tres martes seguidos, el número de esa columna está mal. Se baja y se vuelve a ver. En dos o tres semanas la hoja deja de fallar.

Los dos errores cuestan distinto y por eso el piso no es simétrico. Comprar de más en perecedero se va a la basura completo. Quedarte corto a media comida cuesta el platillo que no vendiste y una vuelta de emergencia a comprar al menudeo.

El conteo también dice si algo no cuadra

Con la hoja del día anterior y la venta del día tienes lo que debía quedar. Si vendiste 40 órdenes de 180 gramos se fueron 7.2 kilos. Si el conteo dice que se fueron 9, hay 1.8 kilos que no se vendieron.

Eso casi nunca es robo. Casi siempre es porción sin báscula, recorte que se tiró o producto que se echó a perder. Cada uno se mide distinto y todos empiezan por saber cuánto debía irse. El escandallo del platillo da ese número.

No se revisa con todos los renglones ni todos los días. Uno por semana, rotando, alcanza para que nada se quede escondido tres meses.

Cómo se hace en cinco minutos

1. 1Recorrido fijo. Siempre el mismo orden y el mismo camino. Cámara, refrigerador, bodega seca. El orden de la hoja es el orden del recorrido.
2. 2Una sola unidad por renglón, y es la de compra. Si compras cajas, cuentas cajas.
3. 3Sin movimiento mientras se cuenta. No se recibe mercancía ni se guarda producto en ese momento.
4. 4Se anota en el momento. Lo que se anota al final de memoria ya no es un conteo.
5. 5El pedido sale de la misma hoja. Si hay que pasarlo a otro lado, se deja de hacer.

El error más común no es contar mal. Es contar en una unidad hoy y en otra mañana, y descubrirlo cuando el pedido sale al doble.

De la hoja al pedido

La hoja te dice cuánto pedir. No te dice a quién, y ese número se mueve todos los días. Quien pide y quien recibe tampoco deberían ser la misma persona.

En Comprafin los proveedores capturan su precio del día y tú ves la comparativa cada mañana con el mejor precio marcado. Llegas con la cantidad de tu hoja y sales con el proveedor del día. Así se ve. Comprafin no vende insumos ni entrega mercancía. Los proveedores capturan aquí.