Orden de compra: formato en Excel para restaurante
La orden de compra es el pedido por escrito a un solo proveedor. Fija qué, cuánto, a qué precio y para cuándo.
Archivo .xlsx. Se baja sin registro.
La llena quien compra y la firma quien autoriza el gasto. El proveedor la recibe antes de despachar.
El archivo de abajo ya trae las cuentas. Capturas cantidad y precio, y la hoja calcula importe, IVA y total.
Cómo se ve la hoja
| Insumo | Presentación | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|---|
| Arroz súper extra | Bulto de 25 kg | 4 | $480.00 | $1,920.00 |
| Frijol negro | Bulto de 25 kg | 1 | $650.00 | $650.00 |
| Aceite vegetal | Caja de 12 litros | 2 | $420.00 | $840.00 |
Cómo se llena
Número de orden y proveedor
Arriba van el folio, el proveedor y la fecha de entrega. Es una orden por proveedor.
Presentación
Como la vende el proveedor: bulto de 25 kg, caja de 12 litros o pieza.
Precio unitario
El precio acordado por presentación, antes de IVA.
Importe
No se captura. Es la cantidad por el precio unitario.
Tasa de IVA
La que aplique a esa compra, escrita como porcentaje. Si no lleva IVA, se deja en blanco.
Total
No se captura. Es el subtotal más el IVA de la tasa capturada.
Cuándo se usa
Cuando quien pide no es quien paga. La orden deja escrito quién autorizó el gasto antes de que llegue el producto.
Cuando compras para varias sucursales. Cada sucursal recibe contra la misma orden. La diferencia se anota el día de la entrega.
Cuando acuerdas un precio por adelantado. El precio queda fijado en papel y no se discute en la puerta.
Lo que conviene no hacer
Poner 16% a todos los insumos. Muchos alimentos van a tasa cero de IVA. Separa en otra orden lo que sí lo lleva, como limpieza.
Juntar dos proveedores en una orden. Cada proveedor recibe su propia orden. Así la remisión de cada uno se compara contra la suya.
Escribir el insumo sin presentación. Sin presentación el precio no se puede comparar contra otra cotización.
El paso siguiente
Comprafin enseña cada mañana el precio del día de los proveedores con los que ya compras. Es el precio unitario que en esta orden capturas a mano. La orden la sigues mandando tú, por donde ya la mandas.
Para pedir los precios que van en la hoja: Mensaje para pedir cotización a un proveedor de insumos.
Preguntas frecuentes
¿Qué lleva una orden de compra?
Folio, proveedor, fecha de entrega, insumo con presentación, cantidad, precio unitario, importe, subtotal, IVA, total y firmas.
¿El formato de orden de compra se baja gratis?
Sí. Se baja desde esta página sin registro. El correo es opcional.
¿Orden de compra y nota de remisión son lo mismo?
No. La orden dice lo que se pidió y va antes del despacho. La remisión dice lo que llegó.
¿Cómo se calcula el IVA en la orden?
La hoja multiplica el subtotal por la tasa que captures. Si la compra no lleva IVA, la tasa va en blanco.
La misma comparación, sin capturarla tú
Comprafin compara los precios del día de los proveedores con los que ya compras. Son 14 días de prueba, sin tarjeta.
Para leer completo
¿Qué lleva una orden de compra de restaurante?
El documento que autoriza la compra antes de que el producto salga. No es la remisión ni la factura.
¿Para qué sirve la nota de remisión de un proveedor?
El papel que acompaña la entrega. Dice qué llegó y no comprueba nada ante el SAT.
Recepción de mercancía: qué se revisa y qué se rechaza
La entrega se revisa en cinco minutos con el repartidor enfrente. Lo que no se anota antes de firmar ya no se reclama.