¿Qué lleva una orden de compra de restaurante?
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La orden de compra es el documento con el que tu negocio autoriza una compra antes de recibirla. Lleva qué, cuánto, en qué unidad, a qué precio, a quién y para cuándo. La emite quien compra y la acepta el proveedor. No es la nota de remisión, que dice lo que llegó, ni la factura, que es el comprobante fiscal del cobro.
Qué es
Es la autorización escrita de una compra. Se emite antes de que el proveedor despache y fija cinco cosas: el producto con su especificación, la cantidad, la unidad de compra, el precio acordado y la fecha de entrega.
Quien la emite es quien tiene permitido comprometer dinero. Ese es el punto del documento y no el formato.
Si la vas a usar, el formato de orden de compra en Excel ya trae esos cinco campos con el importe calculado.
Para qué sirve
Para que el precio quede fijado antes de la entrega y no se discuta en la puerta. Y para que quien recibe tenga contra qué comparar. El precio también se revisa al recibir.
En un local de un solo dueño casi nunca hace falta. Quien pide, autoriza y paga es la misma persona. Se vuelve necesaria cuando esas tres funciones se separan. Y cuando son varias áreas las que piden, antes de la orden va la requisición de compra.
Un ejemplo
Una cadena con tres sucursales en la Zona Metropolitana de Guadalajara centraliza el abarrote. La oficina emite una orden de compra a El Surtidor por 40 bultos de arroz, con marca y presentación escritas, a precio acordado y con entrega el jueves en dos direcciones.
El jueves cada sucursal compara la remisión contra esa orden. Si llegan 36 bultos, la diferencia se anota ese día y no al cierre del mes. Cómo se compra para varias sucursales.
Con qué se confunde
Con la nota de remisión. La orden dice lo que se pidió y va antes. La remisión dice lo que llegó y viaja con el producto. Esa firma es la aceptación.
Con la factura. La factura es el comprobante fiscal del cobro y se emite después. La orden de compra no la sustituye.
Y con la hoja de pedido, que es la herramienta de cocina con la que se arma el pedido del día. La hoja se arma por insumo y no por proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Una orden de compra es obligatoria?
No. Es un control interno, no un requisito fiscal. Se usa cuando quien pide y quien autoriza no son la misma persona.
¿Orden de compra y nota de remisión son lo mismo?
No. La orden dice lo que se pidió y va antes del despacho. La remisión dice lo que llegó y viaja con el producto.
¿Qué lleva una orden de compra?
Producto con especificación, cantidad, unidad de compra, precio acordado, fecha de entrega y quién autoriza. Sin unidad de compra no sirve para comparar.
¿La necesita un restaurante de un solo local?
Casi nunca. Se vuelve útil cuando alguien más compra por ti o cuando hay más de una sucursal.
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