Hoja de pedido: se arma por insumo y no por proveedor
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La hoja de pedido es la lista con la que pides insumos. Se arma por insumo y no por proveedor: una hoja ordenada por proveedor ya decidió a quién le compras antes de conocer el precio del día. Lleva cuatro columnas fijas, que son insumo, especificación, unidad de compra y quién te cotiza, y dos que cambian todos los días, que son cantidad y precio. La cantidad sale del conteo del cierre. El precio se pone en la mañana y nunca va impreso.
Lo que se descarga es una plantilla, y una plantilla no es una hoja
Busca hoja de pedido para restaurante y salen tres cosas. Plantillas de Excel y de Word para imprimir. Formatos de orden de compra con RFC y desglose de IVA, que son un documento fiscal y no una herramienta de cocina. Y formularios para que el cliente pida de comer, que se llaman igual y no tienen nada que ver.
Ninguna explica lo que decide si la hoja sirve, que es cómo está ordenada. La plantilla te da los renglones vacíos. La hoja la armas tú con tus insumos, tus unidades y tus proveedores.
Por insumo, no por proveedor
Casi todas las plantillas vienen agrupadas por proveedor: una hoja para cada uno, con los productos que ese proveedor te vende. Se ve ordenado y tiene un problema. Cuando escribes la cantidad en la hoja de El Huerto ya decidiste que ese jitomate se lo compras a El Huerto. Lo decidiste antes de saber a cómo lo trae hoy.
La hoja por insumo hace lo contrario. Un renglón por insumo, con la cantidad que necesitas y en la unidad en la que se compra. A quién se lo pides es la última columna que se llena, y se llena con los precios del día enfrente.
| Hoja por proveedor | Hoja por insumo | |
|---|---|---|
| Cómo se ordena | Una hoja por cada proveedor | Un renglón por cada insumo |
| Cuándo se elige proveedor | Al escribir la cantidad | Al final, con los precios enfrente |
| Si hoy otro está más barato | Se pierde, la hoja ya está escrita | Se cambia una columna |
| Repartir el pedido entre dos | Hay que rehacer las dos hojas | Se marcan dos renglones |
| Para qué sirve | Para que no se te olvide nada | Para que no se te olvide nada y para comparar |
Las cuatro columnas que no cambian nunca
La mitad de la hoja se escribe una vez y se revisa cada tres meses. Son los datos del insumo y no dependen del día.
- Insumo. El nombre con el que lo pides, no el que usan en la cocina. Si adentro le dicen jitomate y al proveedor le pides saladette, en la hoja va saladette.
- Especificación. Calibre, calidad, presentación y madurez. Es la columna que casi nadie escribe y la que evita que llegue otra cosa.
- Unidad de compra. Caja, arpilla, bulto, kilo o pieza. Una sola por renglón y siempre la misma. Cuánto pesa cada una.
- Quién te cotiza. Los proveedores que te pueden traer ese insumo, no el que te lo trae siempre. El beneficio viene de los que cotizan, no de los que entregan.
La especificación es la columna que mueve el precio
Un renglón que dice jitomate 3 cajas se puede surtir de seis maneras y cinco no te sirven. La especificación es lo que hace comparable una cotización contra otra. Si un proveedor te cotiza primera y el otro te cotiza segunda, el más barato no es más barato.
| Como se escribe casi siempre | Como sí se puede surtir y comparar |
|---|---|
| Jitomate · 3 cajas | Jitomate saladette de primera · caja de 20 a 25 kg · para usar en dos días · 3 cajas |
| Pollo · 20 kilos | Pechuga sin hueso y sin piel · caja de 10 kg · fresca, no congelada · 2 cajas |
| Queso · 5 kilos | Queso Oaxaca en marqueta · marqueta de 1 kg · 5 marquetas |
| Aceite · 1 caja | Aceite de canola · caja de 12 botellas de 1 litro · 1 caja |
La madurez es parte de la especificación en fruta y verdura, y es la que más se olvida. Un jitomate para hoy y uno para el jueves no son el mismo producto ni cuestan lo mismo. Los seis estados de madurez y cómo se piden.
La cantidad no se decide en la hoja
La columna de cantidad se llena todos los días y no se inventa. Sale del conteo del cierre: lo que hay, lo que se va mañana y el piso que quieres dejar. La resta es lo que pides. Así se hace ese conteo en cinco minutos.
Por eso la hoja de conteo y la hoja de pedido se parecen tanto. Son el mismo renglón en dos momentos. Si las llevas separadas y hay que copiar de una a la otra, en dos semanas dejas de hacerlo.
El resultado se redondea a la unidad de compra. No pides 8.4 kilos de jitomate. Pides tres cajas, o pides kilos sueltos y pagas precio de kilos sueltos.
El precio no se imprime
Muchas plantillas traen la columna de precio ya escrita. En abarrote eso aguanta unas semanas. En perecedero miente al día siguiente, porque el precio se forma cada mañana con lo que entró al mercado. Dónde existe una lista de precios y dónde no.
La hoja se llena en tres momentos y conviene que se vea así.
| Momento | Qué se llena | Quién |
|---|---|---|
| Al cierre, la noche anterior | La cantidad de cada renglón | Quien cerró la cocina |
| Temprano, antes de pedir | El precio del día y el proveedor de cada renglón | Quien compra |
| En la puerta | Lo que llegó y lo que se rechazó | Quien recibe |
Pedir, recibir y pagar separados no es desconfianza, es lo que hace que una diferencia se vea. Los tres arreglos que existen y lo que se rompe en cada uno.
Un pedido se puede partir en dos
Con la hoja por insumo, repartir el pedido es marcar renglones. Hoy El Huerto trae mejor el jitomate y El Corral trae mejor el limón, así que cada renglón se va con quien lo trae mejor.
Lo que decide si conviene partirlo no es el precio, es el pedido mínimo. Dos pedidos chicos pueden no alcanzar ninguno de los dos mínimos, y entonces el ahorro se lo come el flete. Las tres formas de expresar un pedido mínimo.
La cuenta se hace con la hoja enfrente y es de una línea. Si partir el pedido te ahorra $120 de ejemplo y te cuesta un flete de $150, no se parte.
Cómo se manda para que no se malentienda
- Un renglón por línea y siempre en el mismo orden. El proveedor lo lee más rápido y se equivoca menos.
- Cantidad y unidad juntas. 3 cajas, no 3. El número solo es la causa más común de que llegue el triple.
- La especificación en el mismo renglón. No en un mensaje aparte que se pierde arriba en la conversación.
- La hora y la dirección al final, cada vez. Aunque te conozcan. La ruta la arma alguien más. La zona decide el día y la hora.
- Pide que te confirmen el pedido completo por escrito. Un ok no es una confirmación.
Un pedido dictado por teléfono no deja con qué reclamar. Uno escrito sí, y es el mismo texto contra el que se revisa en la puerta.
La misma hoja se usa al recibir
La hoja termina su trabajo en la puerta. Contra ella se revisa lo que llegó, en este orden: cantidad, calidad, documento y precio. La cuarta casi nadie la hace y es donde aparece la diferencia entre lo que te cotizaron y lo que te facturaron. Qué se revisa y qué se rechaza.
Por eso la hoja se guarda con lo que llegó anotado encima. Tres meses de hojas son el historial con el que sabes qué proveedor falla, cada cuándo y en qué insumo.
Qué hace Comprafin con esa hoja
En Comprafin la lista de insumos vive una sola vez y los proveedores capturan su precio del día contra ella. En la mañana ves la comparativa con el mejor precio marcado y llegas al pedido con la columna de proveedor ya resuelta. Así se ve. Comprafin no vende insumos ni entrega mercancía. Los proveedores capturan aquí.
Preguntas frecuentes
¿Qué lleva una hoja de pedido de restaurante?
Seis columnas: insumo, especificación, unidad de compra, quién te cotiza, cantidad y precio del día. Las primeras cuatro se escriben una vez. Las dos últimas cambian todos los días.
¿La hoja de pedido se ordena por proveedor?
No. Se ordena por insumo. Una hoja por proveedor decide a quién le compras antes de ver el precio del día, y vuelve un trabajo repartir el pedido entre dos.
¿De dónde sale la cantidad que se pide?
Del conteo del cierre. Se pide lo que se va mañana más el piso que quieres dejar menos lo que hay, y el resultado se redondea a la unidad de compra.
¿Conviene imprimir los precios en la hoja?
En perecedero no. El precio de fruta, verdura, carne y pescado se forma cada mañana. En abarrote y desechables sí aguanta, y aun ahí se revisa cada mes.
¿Qué es la especificación de un renglón?
El detalle que lo hace surtible: calibre o talla, calidad, presentación y madurez. Sin ella el proveedor elige por ti y el precio deja de ser comparable.
¿Sirve pedir por WhatsApp?
Sí, si el pedido va escrito completo en un solo mensaje y te lo confirman por escrito. Lo que no sirve es dictarlo por teléfono, porque no queda con qué reclamar en la puerta.
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