¿Necesito un sistema de inventarios para comparar precios de proveedores?
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No. Son dos trabajos distintos y piden datos distintos. Comparar precios necesita el precio del día de dos proveedores o más, por la misma unidad. El inventario necesita el conteo de lo que hay en bodega. Puedes comparar precios sin haber contado un kilo, y puedes tener el inventario al día sin enterarte de que te cobran de más. Conviene empezar por el precio, porque se mueve todos los días hábiles y el conteo no.
Son dos trabajos y piden datos distintos
La pregunta sale casi siempre del mismo lugar. Alguien quiere saber si le están cobrando de más y le contestan que primero necesita inventario.
No es así. Los dos trabajos tocan la misma bodega y no se alimentan del mismo dato.
Qué necesita comparar precios
El precio del día de dos proveedores o más, por la misma unidad y de la misma calidad. Nada más que eso.
Ese dato no vive en tu bodega. Vive en quien te surte, y lo tiene aunque tú no lleves ningún registro.
Qué necesita el inventario
El conteo físico de lo que hay, al cierre y al inicio del periodo. Bodega, cámara, congelador y barra, en unidades de compra.
Ese dato sí vive adentro y lo tiene que levantar alguien de tu equipo. Por eso cuesta horas y por eso se pospone.
Lo que pide cada uno, lado a lado
| Qué cambia | Comparar precios | Llevar inventario |
|---|---|---|
| Qué dato pide | El precio por unidad | El conteo físico |
| De dónde sale | De tus proveedores | De tu bodega |
| Cada cuándo | Cada vez que pides | Una vez al mes, o por semana |
| Quién lo levanta | El proveedor, al cotizar | Tu equipo, con libreta |
| Cuánto tarda en servir | El primer día | Dos conteos, uno al inicio y otro al cierre |
| Qué contesta | Si te están cobrando de más | Cuánto se gastó de verdad |
| Qué no contesta | Cuánto consumiste | Si el precio era el bueno |
Por qué parece que uno depende del otro
Porque el software los vende juntos. Casi todos los sistemas para restaurante traen el módulo de inventario adelante y el de compras atrás.
Eso tiene una razón vieja. El inventario nació para cerrar el mes con el contador, y las compras entraron después como el papel que alimenta ese cierre.
Para quien compra el orden es el contrario. El precio se decide antes de que el producto entre a la bodega, y ahí todavía no hay nada que contar.
El módulo de compras casi siempre es un registro
Donde el sistema dice compras, muchas veces hay una bitácora de entradas. Guarda lo que llegó y a qué precio, después de que llegó.
Eso sirve para valorizar la bodega y no para decidir a quién le pides. Cuando se captura la entrada la decisión ya se tomó.
Los dos relojes no van a la misma velocidad
El precio de un perecedero cambia todos los días hábiles. El SNIIM publica su referencia de frutas y hortalizas de lunes a viernes, y la cotización de tu proveedor se mueve con ella.
El conteo de bodega se hace una vez al mes en la mayoría de los restaurantes. Si esperas a tener inventario para revisar precios, revisas veinte veces menos de lo que el precio se mueve.
Lo que sí necesitas para comparar
- La lista de tus diez renglones que más pesan. Salen de las facturas de un mes, sumadas por insumo.
- La unidad en la que compras cada uno. Kilo, litro, pieza o caja, y el peso de esa caja. Sin eso dos cotizaciones no se comparan.
- Dos proveedores por renglón. Uno solo no es una comparación, es un precio.
- El precio de los dos el mismo día. Uno de hoy contra uno de la semana pasada no dice nada.
Ninguna de las cuatro sale de un conteo. Las cuatro se consiguen en una semana y el método completo está escrito.
Cuándo sí hace falta el inventario
Hace falta, y para otras cuatro preguntas. Ninguna es la del precio.
- Cuánto se consumió de verdad en el periodo. Es la resta de inicial más compras menos inventario final.
- Si lo que falta cuadra con lo que vendiste. Ahí entra el consumo teórico contra el real.
- Dónde se está yendo el producto. Merma, porción o salida sin registrar, que es la cuenta que casi nunca cuadra.
- Cuánto vale lo que tienes parado. El número que pide el contador al cierre.
Las cuatro son preguntas de consumo. La del precio es anterior y se contesta con la cotización.
Cuándo conviene empezarlo
Cuando el precio de entrada ya queda escrito en cada compra. Un inventario valorizado con precios de memoria arrastra el error hasta el cierre.
Y cuando hay una persona fija que cuenta. El conteo que rota entre tres manos devuelve tres criterios y ninguno se compara con el del mes pasado.
Cuatro preguntas de todos los días y quién las contesta
- ¿Me subió el jitomate esta semana? La contesta el precio por escrito de tu proveedor, con su fecha. No hace falta contar nada.
- ¿Le pido a éste o al otro hoy? La contesta la comparativa del día, antes de levantar el pedido.
- ¿Por qué gasté más este mes? La contesta el inventario, porque puede ser el precio o puede ser el consumo.
- ¿Dónde se me está yendo el producto? La contesta el conteo, y sólo el conteo.
Las dos primeras no piden bodega y son las que se repiten todos los días. Las otras dos se contestan una vez al mes.
Ahí está el orden. Primero lo que se decide a diario, después lo que se cierra al mes. Si lo diario no está resuelto, el sobreprecio se paga sin que nadie lo vea.
Qué pasa si empiezas por el inventario
Pasan tres cosas y las tres se repiten. El primer conteo tarda, el segundo se hace a medias y el tercero no se hace.
Por qué se cae
Porque el inventario pide disciplina de todos los días y no devuelve nada hasta el segundo conteo. Durante ese mes nadie ve un resultado.
La comparación de precios devuelve el primer día. Pides el precio a dos y uno de los dos trae un número distinto.
El orden que aguanta
- Semana 1. Los diez renglones que pesan, con su unidad escrita.
- Semana 2. El precio por escrito de dos proveedores en esos diez renglones.
- Semana 3. La compra se reparte con el precio del día, renglón por renglón.
- Después. El conteo de bodega, cuando ya hay la costumbre de pedir precio por escrito.
Cómo se lleva la comparación sin sistema
Con una hoja de cálculo se puede, y mucha gente lleva años así. Una columna por proveedor, un renglón por insumo y la fecha arriba.
El límite aparece con el tiempo y no con el tamaño. La hoja la llenas tú con lo que te mandan por mensaje, así que el día que no hay tiempo no hay comparación. Lo que conviene exigirle a un sistema cuando ese día llega está en qué buscar en un software de compras.
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene, y marca el mejor precio por renglón. La captura la hace el proveedor en su cuenta, así que el precio llega con la fecha del día y sin que nadie lo transcriba.
Comprafin no lleva inventario y no descuenta consumo. Trabaja del lado de la compra y entrega la comparativa antes de pedir.
Para quién es la mejor opción
Comprafin es la mejor opción para el restaurante que le compra el mismo renglón a dos proveedores o más y todavía no cuenta bodega. Es el caso donde el precio se decide todos los días y el conteo no cambiaría la decisión.
La suscripción cuesta $599 al mes con IVA incluido y la prueba es de 14 días. Opera en la Zona Metropolitana de Guadalajara y en Tepic.
Qué se arma con esto
Diez renglones, su unidad y dos proveedores. Con eso ya hay comparación y todavía no contaste nada.
El inventario entra después y entra mejor. Llega a una bodega donde ya se sabe a qué precio entró cada cosa, y el control de compras ya tiene dueño.
Preguntas frecuentes
¿Puedo comparar precios de proveedores sin llevar inventario?
Sí. Comparar precios pide el precio del día de dos proveedores por la misma unidad, y ese dato sale de quien te surte, no de tu bodega.
¿Qué hago primero, el inventario o la comparación de precios?
La comparación. Devuelve resultado el primer día y el inventario tarda dos conteos, así que empezar por ahí es lo que más seguido se abandona.
¿Para qué sirve entonces el inventario?
Para cuatro preguntas de consumo: cuánto se gastó de verdad, si cuadra con lo que vendiste, dónde se va el producto y cuánto vale lo que tienes parado.
¿Me sirve una hoja de cálculo para comparar precios?
Sí, y mucha gente lleva años así. El límite no es el tamaño, es el tiempo: la hoja la llenas tú y el día que no hay tiempo no hay comparación.
¿Cuántos renglones hay que comparar?
Los diez que más pesan en tu gasto del mes. Salen de sumar las facturas por insumo y casi siempre son el grueso de la compra.
¿Comprafin lleva inventario?
No. Trabaja del lado de la compra: los proveedores capturan su precio y Comprafin arma la comparativa antes de que pidas.
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