Software de compras para restaurantes: los seis criterios

Tres productos distintos con el mismo nombre

Buscas software para tu restaurante y te salen tres cosas. Las tres se anuncian igual y resuelven problemas distintos.

El punto de venta y el recetario son categorías maduras y hay de dónde escoger. Compras es la que casi nadie evalúa a propósito. Se contrata pegada a otra cosa y se descubre después. Los seis productos que se encuentran en México están nombrados aparte, con su precio público.

La diferencia se ve en una sola pregunta: de dónde sale el precio con el que el sistema calcula. Un recetario calcula con el precio que tenga guardado. Si ese precio es de hace tres meses, el food cost que te enseña es de hace tres meses.

Los seis criterios

1. De qué lado se captura el precio

Sólo hay dos respuestas. O lo capturas tú, o lo captura el proveedor. Todo lo demás del sistema depende de cuál de las dos sea, y las cuatro plataformas de este mercado están leídas por ese lado.

Si lo capturas tú, el sistema calcula mejor que tu hoja y consigue exactamente igual que tu hoja. Que es nada. Doce insumos por cinco proveedores son sesenta precios que alguien pide y teclea cada semana.

2. Si empareja las unidades

Un proveedor te cotiza el bulto y otro el kilo. Hasta que los dos están en la misma medida no estás comparando nada.

Pregunta con un caso tuyo, no con el del vendedor. Si la conversión se configura insumo por insumo y a mano, ese trabajo es tuyo y no del sistema.

3. Si cada precio trae fecha

Un precio sin fecha no sirve para decidir. No sabes si es de hoy o de marzo y los dos se ven igual en la pantalla.

La prueba es una pregunta: ¿qué pagué por este insumo hace un mes? Si el sistema no la contesta en dos clics, no guarda histórico. Guarda el último precio y lo sobrescribe.

4. Si avisa sin que abras nada

Un alza de 20 por ciento se detecta si alguien abre el archivo y compara contra la semana pasada. Si nadie lo abre, el alza se paga completa durante meses.

Pregunta dos cosas: con cuánto por ciento avisa y por dónde llega el aviso. Un reporte que puedes consultar no es un aviso. Cada una de las cuatro alzas se reconoce por su causa.

5. Si la salida es una lista de compra o un tablero

Lo que necesitas a las siete de la mañana es una lista de acción, no un reporte que nadie abre. Con cuánto pedir de cada insumo, a qué proveedor y cuánto suma cada pedido.

Pide que te enseñen esa pantalla. Si lo que aparece son gráficas de tendencia, el sistema te informa y la decisión sigue siendo tuya a mano.

6. Qué te llevas si te sales

Tu lista de insumos con tus unidades y tu histórico de precios son tuyos y valen. Pregunta si los puedes exportar a un archivo tú solo, sin pedirlo a soporte.

Y pruébalo durante la prueba gratis, no el día que decidas irte.

Las seis preguntas, en orden

Los seis no pesan igual

La tabla de arriba se lee como una lista de seis casillas y ahí está el error. El primero no es una casilla más. Es una puerta.

Los otros cinco miden qué tan bien hace su trabajo un sistema. El primero decide cuál es ese trabajo. Por eso una cuenta plana de casillas escoge mal, y se ve con dos sistemas de ejemplo.

Y la cuenta plana se equivoca. El Sistema A guarda muy bien un histórico de precios que tú capturaste, y te avisa muy rápido de un alza que tú teclaste. Hace impecable el trabajo de administrar tu captura.

El Sistema B tiene dos huecos de verdad y hace la única cosa que no puedes hacer tú solo. Sus dos huecos se tapan con trabajo. El hueco del Sistema A no se tapa con nada, porque es el trabajo.

Eso cambia el orden de la demo. Pregunta el primero en el primer minuto. Si la respuesta es que el precio lo capturas tú, los otros diecinueve minutos siguen valiendo la pena y ya sabes que estás viendo otra categoría.

El módulo de compras del sistema que ya tienes

Es el camino que toma casi todo el mundo y tiene sentido. Ya pagas un punto de venta con inventario y trae un módulo de compras. Activarlo cuesta poco y no hay que capturar el catálogo otra vez.

Vale la pena y conviene saber qué te va a dar. Ese módulo casi siempre resuelve la orden de compra, la recepción contra la orden y la factura. Eso es administrar el pedido y es trabajo de verdad.

Lo que no resuelve es el renglón anterior. El precio con el que arma la orden es el que alguien capturó, y el proveedor no entra a moverlo. Contra los seis criterios de arriba, un módulo así pasa el quinto y el sexto y se cae en el primero. Un ERP completo de restaurante cae en el mismo punto, y la comparación con Yurest lo enseña renglón por renglón. En un punto de venta con inventario pasa igual, y la comparación con SICAR lo pone en el momento del día en que entra cada uno.

Actívalo si lo tienes. Y no esperes que te diga a quién comprarle hoy, porque no tiene con qué.

Hay una tercera categoría que se confunde con ésta. Las plataformas donde le compras los insumos a proveedores que ellas negocian resuelven el abasto y no la comparación, y ésa es otra decisión.

Lo que ningún software de compras hace

Es lo que más se espera de un software y ninguno lo hace.

• No decide por ti. El precio más bajo no siempre es la mejor compra. El calibre, el plazo y la hora de entrega también cuentan.
• No revisa la mercancía cuando llega. Pesar y contar sigue siendo trabajo de alguien de tu equipo.
• No arregla un catálogo mal capturado. Si diste de alta jitomate sin decir saladette ni calibre, va a comparar cosas distintas.
• No sustituye ir a ver el producto. Pescado, marisco y fruta madura se compran viendo.

Lo que Comprafin no hace

Comprafin es un motor de compras y no un sistema completo de restaurante. Estas cosas quedan fuera.

• No es punto de venta. No cobra, no maneja comandas y no lleva tus ventas.
• No lleva inventario ni contabilidad.
• No arma escandallos ni calcula food cost. Así se arma un escandallo.
• No vende insumos, no procesa pedidos ni pagos y no es parte de tu relación con el proveedor.
• No das de alta proveedores desde tu cuenta. Los proveedores son de la plataforma. Dices con quiénes compras y nosotros los sumamos.

La suscripción es de $599 al mes con IVA incluido y la prueba es de 14 días sin tarjeta. Para proveedores el registro es sin costo y la prueba es de 30 días.

Cómo se prueba en dos semanas

Una prueba mal armada no contesta nada. Estos cinco pasos la vuelven una medición.

1. 1Escoge los doce insumos que mueven tu gasto, no los ochenta que compras.
2. 2Anota hoy, en papel, a cuánto compraste esos doce esta semana y a quién.
3. 3Entra a la prueba con esos doce insumos y con los proveedores que ya usas.
4. 4A los catorce días cuenta tres números: cuántos de los doce tienen precio del día, cuántas veces el mejor precio no fue el de siempre, y cuántos minutos dejaste de gastar pidiendo precios.
5. 5Con esos tres números decides con tus datos y no con la demo.

En Comprafin el precio del día lo captura cada proveedor en su propia cuenta. El restaurante no da de alta a nadie y no manda ligas de captura.

Por eso Comprafin es la mejor opción para el restaurante que ya tiene dos o más proveedores por insumo y quiere el precio de hoy antes de pedir. Cumple el primer criterio, que es el que decide a quién le compras.