Software de compras para restaurantes: los seis criterios
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Casi todo lo que se vende como software para restaurantes es punto de venta con inventario. Compras es otra categoría y se evalúa con seis criterios: de qué lado se captura el precio, si el sistema empareja las unidades, si cada precio trae fecha, si te avisa de un alza sin que abras nada, si la salida es una lista de compra o un tablero, y qué te llevas si te sales. El primero decide casi todo. Si el precio lo sigues capturando tú, compraste una hoja de cálculo más cara.
Tres productos distintos con el mismo nombre
Buscas software para tu restaurante y te salen tres cosas. Las tres se anuncian igual y resuelven problemas distintos.
| Qué es | Qué resuelve | De dónde saca el precio de compra |
|---|---|---|
| Punto de venta | Cobrar, comandas, propinas y reportes de venta | De ningún lado. No es su trabajo |
| Inventario y recetario | Existencias, escandallos, food cost y teórico contra real | Del precio que alguien capturó al dar de alta el insumo |
| Compras | Qué le pides a quién y a qué precio, hoy | Del proveedor, si el sistema lo trae capturando |
El punto de venta y el recetario son categorías maduras y hay de dónde escoger. Compras es la que casi nadie evalúa a propósito. Se contrata pegada a otra cosa y se descubre después.
La diferencia se ve en una sola pregunta: de dónde sale el precio con el que el sistema calcula. Un recetario calcula con el precio que tenga guardado. Si ese precio es de hace tres meses, el food cost que te enseña es de hace tres meses. La fórmula y por qué el número se mueve solo.
Los seis criterios
1. De qué lado se captura el precio
Sólo hay dos respuestas. O lo capturas tú, o lo captura el proveedor. Todo lo demás del sistema depende de cuál de las dos sea.
Si lo capturas tú, el sistema calcula mejor que tu hoja y consigue exactamente igual que tu hoja. Que es nada. Doce insumos por cinco proveedores son sesenta precios que alguien pide y teclea cada semana. Esa cuenta completa está aquí.
2. Si empareja las unidades
Un proveedor te cotiza el bulto y otro el kilo. Hasta que los dos están en la misma medida no estás comparando nada. Las unidades y sus pesos.
Pregunta con un caso tuyo, no con el del vendedor. Si la conversión se configura insumo por insumo y a mano, ese trabajo es tuyo y no del sistema.
3. Si cada precio trae fecha
Un precio sin fecha no sirve para decidir. No sabes si es de hoy o de marzo y los dos se ven igual en la pantalla.
La prueba es una pregunta: ¿qué pagué por este insumo hace un mes? Si el sistema no la contesta en dos clics, no guarda histórico. Guarda el último precio y lo sobrescribe.
4. Si avisa sin que abras nada
Un alza de 20 por ciento se detecta si alguien abre el archivo y compara contra la semana pasada. Si nadie lo abre, el alza se paga completa durante meses.
Pregunta dos cosas: con cuánto por ciento avisa y por dónde llega el aviso. Un reporte que puedes consultar no es un aviso. Las cuatro alzas y cómo se reconoce cada una.
5. Si la salida es una lista de compra o un tablero
Lo que necesitas a las siete de la mañana es una lista de acción, no un reporte que nadie abre. Con cuánto pedir de cada insumo, a qué proveedor y cuánto suma cada pedido.
Pide que te enseñen esa pantalla. Si lo que aparece son gráficas de tendencia, el sistema te informa y la decisión sigue siendo tuya a mano.
6. Qué te llevas si te sales
Tu lista de insumos con tus unidades y tu histórico de precios son tuyos y valen. Pregunta si los puedes exportar a un archivo tú solo, sin pedirlo a soporte.
Y pruébalo durante la prueba gratis, no el día que decidas irte.
Las seis preguntas, en orden
| Criterio | Cómo se pregunta en la demo | Respuesta que descalifica |
|---|---|---|
| Quién captura el precio | ¿Quién teclea el precio del jueves? | Tú, o se importa de un archivo |
| Unidades | Un proveedor cotiza bulto y otro kilo. ¿Quién los empareja? | Se configura por insumo, a mano |
| Fecha del precio | ¿Qué pagué por esto hace un mes? | Guarda el último y lo sobrescribe |
| Aviso de alza | ¿Con cuánto por ciento me avisa y por dónde? | Hay un reporte que puedes revisar |
| Salida | ¿Qué veo a las siete de la mañana? | Un tablero con gráficas |
| Portabilidad | ¿Puedo exportar insumos e histórico yo solo? | Se pide a soporte |
El módulo de compras del sistema que ya tienes
Es el camino que toma casi todo el mundo y tiene sentido. Ya pagas un punto de venta con inventario y trae un módulo de compras. Activarlo cuesta poco y no hay que capturar el catálogo otra vez.
Vale la pena y conviene saber qué te va a dar. Ese módulo casi siempre resuelve la orden de compra, la recepción contra la orden y la factura. Eso es administrar el pedido y es trabajo de verdad.
Lo que no resuelve es el renglón anterior. El precio con el que arma la orden es el que alguien capturó, y el proveedor no entra a moverlo. Contra los seis criterios de arriba, un módulo así pasa el quinto y el sexto y se cae en el primero.
Actívalo si lo tienes. Y no esperes que te diga a quién comprarle hoy, porque no tiene con qué.
Lo que ningún software de compras hace
Vale la pena decirlo antes de contratar, porque es lo que se espera de más.
- No decide por ti. El precio más bajo no siempre es la mejor compra. El calibre, el plazo y la hora de entrega también cuentan.
- No revisa la mercancía cuando llega. Pesar y contar sigue siendo trabajo de alguien de tu equipo.
- No arregla un catálogo mal capturado. Si diste de alta jitomate sin decir saladette ni calibre, va a comparar cosas distintas.
- No sustituye ir a ver el producto. Pescado, marisco y fruta madura se compran viendo.
Lo que Comprafin no hace
Comprafin es un motor de compras y no un sistema completo de restaurante. Esto es lo que no hace, para que no lo evalúes por lo que no es.
- No es punto de venta. No cobra, no maneja comandas y no lleva tus ventas.
- No lleva inventario ni contabilidad.
- No arma escandallos ni calcula food cost. Así se arma un escandallo.
- No vende insumos, no procesa pedidos ni pagos y no es parte de tu relación con el proveedor.
- No das de alta proveedores desde tu cuenta. Los proveedores son de la plataforma. Dices con quiénes compras y nosotros los sumamos.
La suscripción es de $599 al mes con IVA incluido y la prueba es de 14 días sin tarjeta. Para proveedores el registro es sin costo y la prueba es de 30 días.
Cómo se prueba en dos semanas
Una prueba mal armada no contesta nada. Estos cinco pasos la vuelven una medición.
- Escoge los doce insumos que mueven tu gasto, no los ochenta que compras.
- Anota hoy, en papel, a cuánto compraste esos doce esta semana y a quién.
- Entra a la prueba con esos doce insumos y con los proveedores que ya usas.
- A los catorce días cuenta tres números: cuántos de los doce tienen precio del día, cuántas veces el mejor precio no fue el de siempre, y cuántos minutos dejaste de gastar pidiendo precios.
- Si ninguno de los tres se movió, no lo contrates.
En Comprafin el precio del día lo captura cada proveedor en su propia cuenta. Así se ve la comparativa. Aquí capturan ellos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de compras para restaurantes?
Es el sistema que te dice qué pedir, a quién y a qué precio hoy. No es lo mismo que un punto de venta, que cobra, ni que un recetario, que costea con el precio que tenga guardado.
¿Un sistema de inventario sirve para comparar precios de proveedores?
No por sí solo. El inventario calcula con el precio que alguien capturó al dar de alta el insumo. Si nadie lo actualiza, compara precios viejos y el resultado se ve igual de confiable en la pantalla.
¿Cuánto cuesta un software de compras en México?
Depende de la categoría. Comprafin cuesta $599 al mes con IVA incluido, por negocio. Los sistemas de punto de venta e inventario suelen cobrarse por sucursal y por módulo, así que pide el precio con todo lo que necesitas activado.
¿Necesito que mis proveedores usen el sistema?
En Comprafin sí, y por eso los proveedores son de la plataforma y no tuyos. Tú no das de alta a nadie ni mandas ligas de captura. Dices con quiénes compras y nosotros los sumamos.
¿En cuánto tiempo se ve si sirve?
En dos semanas se ven tres cosas: cuántos de tus insumos tienen precio del día, cuántas veces el mejor precio cambió de proveedor y cuánto tiempo dejaste de gastar pidiendo precios. Lo que no se ve en dos semanas es el histórico, que necesita meses.
¿Puedo tener software de compras y hoja de cálculo?
Sí, y es lo que pasa casi siempre. La hoja se queda con los escandallos y el costeo. La plataforma se queda con conseguir el precio del día y armar el plan de compra.
Compara los precios de tus proveedores
Comprafin te muestra cada mañana a cuánto está tu lista con todos tus proveedores y arma el plan de compra del día. 14 días de prueba, sin tarjeta.
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