Comprafin contra una hoja de cálculo: dónde se rompe cada una

Lo que una hoja de cálculo sí hace bien

Empecemos por el lado honesto. Una hoja de cálculo es gratis y es tuya. Nadie más la ve. Hace exactamente lo que le pidas y no depende de que otra persona entre a capturar algo. Si mañana quieres una columna nueva la agregas tú.

También se adapta a lo que sólo tú haces. Si compras el pollo en canal y lo porcionas en casa, eso lo modelas en una hoja en veinte minutos. Ninguna plataforma va a tener tu caso raro resuelto de fábrica.

Para muchos negocios eso es suficiente. Si compras a dos proveedores, si tus precios vienen de una lista que cambia una vez al mes y si quien compra es el dueño, la hoja resuelve el problema completo. Cambiar de herramienta ahí es gasto.

Las tres hojas que existen de verdad

Cuando alguien dice que lleva sus compras en Excel puede estar hablando de tres archivos muy distintos.

1. 1La libreta digitalizada. Una columna por proveedor y precios sin fecha. No compara nada. Guarda lo que costaban las cosas alguna vez.
2. 2La hoja de costos. Escandallos, rendimientos y food cost por platillo. Ésta es la buena y no la reemplaza nadie.
3. 3La comparativa viva. Precios con fecha, unidades normalizadas y el mínimo marcado solo. Es la que sirve para comprar y es la que casi nadie sostiene más de un mes.

Casi todo el mundo cree que tiene la tercera y tiene la primera. La diferencia entre las dos es una fecha por celda, y esa fecha es justo lo que nadie captura.

Dónde se rompe

No se rompe en la fórmula. Una función de mínimo con cinco columnas encuentra el precio más bajo y no falla nunca. Se rompe en el renglón anterior: alguien tiene que conseguir esos cinco precios y escribirlos.

El trabajo crece rápido y no crece parejo. Crece multiplicado.

Nadie hace 240 llamadas al mes. Lo que pasa de verdad es que la hoja se llena una vez, se usa tres semanas y después se deja de abrir. El archivo sigue ahí y los precios de adentro ya no son los de hoy.

Las cuatro cosas que se rompen antes que la fórmula

1. 1El precio envejece sin avisar. En perecedero el precio del lunes no es el del jueves. La hoja no distingue entre un dato de hoy y uno de hace tres semanas: los dos se ven igual de negros.
2. 2Las unidades no coinciden. Un proveedor te cotiza el bulto y otro el kilo. Hasta que los dos están en la misma medida no estás comparando nada. Aquí está la conversión.
3. 3Quien captura es quien compra. El mismo puesto pide el precio, lo anota y decide a quién comprarle. No queda contra qué revisarlo. Por qué eso importa.
4. 4La hoja no avisa. Un alza de 20 por ciento se ve si alguien abre el archivo y lo compara contra la semana pasada. Si nadie lo abre, el alza se paga completa.

Qué es distinto en Comprafin

La diferencia está en de qué lado se captura el precio. En una hoja lo captura quien compra. En Comprafin lo captura cada proveedor en su propia cuenta, cada mañana.

De ahí sale lo que un archivo no puede darte solo:

• El mejor precio de cada insumo marcado, con los demás al lado.
• Una alerta cuando un precio sube o baja más de 15 por ciento.
• Los insumos sin precio del día marcados, para que no decidas con un dato viejo.
• Un carrito por proveedor con su subtotal, y el costo de consolidar en pesos.
• Historial por insumo y por proveedor, con promedio, mínimo y máximo de 30 días.

Tampoco das de alta a nadie. Los proveedores son de la plataforma. En el registro dices con quiénes compras y nosotros los sumamos.

Lo que Comprafin no hace

Ésta es la parte que las páginas de comparación se saltan.

• No vende insumos. No te entrega mercancía y no es parte de tu relación con el proveedor.
• No procesa pedidos ni pagos. El pedido lo haces tú, con el contacto del proveedor a la mano.
• No lleva tu inventario ni tu contabilidad.
• No arma tu escandallo ni calcula tu food cost. Eso sigue siendo trabajo de tu hoja. Así se arma un escandallo.
• No sustituye ir a ver el producto. Pescado, marisco y fruta madura se compran viendo. La cuenta de ir o pedir.

Si lo que necesitas es costear platillos, la hoja se queda donde está. Las dos cosas conviven bien. Comprafin te da el precio de compra al día y tu hoja lo usa para el costo del platillo.

Lado a lado

Qué se queda de tu hoja si cambias

Cambiar de herramienta no es empezar de cero y no es tirar el archivo. Esto es lo que pasa con cada parte.

• Tus escandallos y tu food cost se quedan en la hoja. Ahí siguen y se alimentan con el precio de compra al día.
• Tu lista de insumos se captura una vez. Con la unidad en la que tú compras y con tus cortes, marcas y presentaciones.
• Dejas de pedir precios y de teclearlos. Ése es el trabajo que se va completo.
• El pedido lo sigues haciendo tú. Por teléfono o por mensaje, como ya lo haces, con el contacto del proveedor a la mano.
• Tu histórico viejo no se migra. El de la plataforma arranca el día uno y a los 30 días ya tienes promedio, mínimo y máximo por insumo.

Cuándo te alcanza la hoja y cuándo ya no

Cinco señales. Si ninguna es tuya, quédate con tu archivo y no gastes en nada.

1. 1Comparas más de diez insumos entre más de tres proveedores.
2. 2Tus precios se mueven cada semana y no cada mes.
3. 3Quien pide el precio es la misma persona que decide la compra.
4. 4Llevas tres semanas sin abrir el archivo.
5. 5No puedes decir cuánto pagaste por un insumo hace un mes.

Comprafin cuesta $599 al mes con IVA incluido y la prueba es de 14 días sin tarjeta. Así se ve la comparativa del día. Los proveedores se registran sin costo y el orden de la comparativa siempre es por precio. Aquí capturan su precio.