Comprafin contra una hoja de cálculo: dónde se rompe cada una

Lo que una hoja de cálculo sí hace bien

Una hoja de cálculo es gratis y es tuya. Nadie más la ve. Hace exactamente lo que le pidas y no depende de que otra persona entre a capturar algo. Si mañana quieres una columna nueva la agregas tú.

También se adapta a lo que sólo tú haces. Si compras el pollo en canal y lo porcionas en casa, eso lo modelas en una hoja en veinte minutos. Ninguna plataforma va a tener tu caso raro resuelto de fábrica.

Con dos proveedores, una lista que cambia una vez al mes y el dueño comprando, la hoja cubre la comparación.

Las tres hojas que existen de verdad

Cuando alguien dice que lleva sus compras en Excel puede estar hablando de tres archivos muy distintos.

1. 1La libreta digitalizada. Una columna por proveedor y precios sin fecha. No compara nada. Guarda lo que costaban las cosas alguna vez.
2. 2La hoja de costos. Escandallos, rendimientos y food cost por platillo. Ésta es la buena y no la reemplaza nadie.
3. 3La comparativa viva. Precios con fecha, unidades normalizadas y el mínimo marcado solo. Es la que sirve para comprar y es la que casi nadie sostiene más de un mes.

Casi todo el mundo cree que tiene la tercera y tiene la primera. La diferencia entre las dos es una fecha por celda, y esa fecha es justo lo que nadie captura.

Dónde se rompe

No se rompe en la fórmula. Una función de mínimo con cinco columnas encuentra el precio más bajo y no falla nunca. Se rompe en el renglón anterior: alguien tiene que conseguir esos cinco precios y escribirlos.

El trabajo crece rápido y no crece parejo. Crece multiplicado.

Nadie hace 240 llamadas al mes. Lo que pasa de verdad es que la hoja se llena una vez, se usa tres semanas y después se deja de abrir. El archivo sigue ahí y los precios de adentro ya no son los de hoy.

Las cuatro cosas que se rompen antes que la fórmula

1. 1El precio envejece sin avisar. En perecedero el precio del lunes no es el del jueves. La hoja no distingue entre un dato de hoy y uno de hace tres semanas: los dos se ven igual de negros.
2. 2Las unidades no coinciden. Un proveedor te cotiza el bulto y otro el kilo. Hasta que los dos están en la misma medida no estás comparando nada.
3. 3Quien captura es quien compra. El mismo puesto pide el precio, lo anota y decide a quién comprarle. Separar las dos tareas es lo que deja contra qué revisarlo.
4. 4La hoja no avisa. Un alza de 20 por ciento se ve si alguien abre el archivo y lo compara contra la semana pasada. Si nadie lo abre, el alza se paga completa.

La falla que no se ve: la fórmula acierta con el dato viejo

Las cuatro de arriba se notan. Ésta no, y es la que cuesta dinero durante meses.

Tu hoja convierte antes de comparar. En alguna celda está escrito que el bulto trae 25 kilos, y de ahí sale el precio por kilo de esa columna. Esa conversión se escribió una vez y no se volvió a tocar.

El día que el proveedor cambia la presentación, esa celda queda mal. El bulto pasa a 22 kilos, la caja pasa de 30 a 24 piezas o el congelado sube su glaseo. El precio del renglón no se movió, así que nada en la hoja se ve raro.

Y ahí está lo peor. La fórmula sigue funcionando y sigue marcando un ganador con total seguridad. Sólo que ahora marca al equivocado, y lo va a marcar todos los días hasta que alguien vuelva a pesar un costal.

Contra esto la hoja no tiene defensa propia. Lo único que la protege es que alguien vuelva a pesar cada tanto y corrija la celda a mano. Es el mantenimiento que nadie calendariza, porque no hay nada que avise que hace falta.

Qué es distinto en Comprafin

La diferencia está en de qué lado se captura el precio. En una hoja lo captura quien compra. En Comprafin lo captura cada proveedor en su propia cuenta, cada mañana.

De ahí sale lo que un archivo no puede darte solo:

• El mejor precio de cada insumo marcado, con los demás al lado.
• Una alerta cuando un precio sube o baja más de 15 por ciento.
• Los insumos sin precio del día marcados, para que no decidas con un dato viejo.
• Un carrito por proveedor con su subtotal, y el costo de consolidar en pesos.
• Historial por insumo y por proveedor, con promedio, mínimo y máximo de 30 días.

Tampoco das de alta a nadie. Los proveedores son de la plataforma. En el registro dices con quiénes compras y nosotros los sumamos.

Lo que Comprafin no hace

Comprafin se ocupa del precio de compra. Lo demás sigue en tus herramientas.

• No vende insumos. No te entrega mercancía y no es parte de tu relación con el proveedor.
• No procesa pedidos ni pagos. El pedido lo haces tú, con el contacto del proveedor a la mano.
• No lleva tu inventario ni tu contabilidad.
• No arma tu escandallo ni calcula tu food cost. El escandallo sigue siendo trabajo de tu hoja.
• No sustituye ir a ver el producto. Pescado, marisco y fruta madura se compran viendo, y la cuenta de ir o pedir se hace aparte.

Si lo que necesitas es costear platillos, la hoja se queda donde está. Las dos cosas conviven bien. Comprafin te da el precio de compra al día y tu hoja lo usa para el costo del platillo.

Lado a lado

Qué se queda de tu hoja si cambias

Cambiar de herramienta no es empezar de cero y no es tirar el archivo. Esto es lo que pasa con cada parte.

• Tus escandallos y tu food cost se quedan en la hoja. Ahí siguen y se alimentan con el precio de compra al día.
• Tu lista de insumos se captura una vez. Con la unidad en la que tú compras y con tus cortes, marcas y presentaciones.
• Dejas de pedir precios y de teclearlos. Ése es el trabajo que se va completo.
• El pedido lo sigues haciendo tú. Por teléfono o por mensaje, como ya lo haces, con el contacto del proveedor a la mano.
• Tu histórico viejo no se migra. El de la plataforma arranca el día uno y a los 30 días ya tienes promedio, mínimo y máximo por insumo.

Cuándo te alcanza la hoja y cuándo ya no

Cinco señales de que la hoja ya no alcanza. La cuenta en horas de a partir de cuánta compra se paga solo un comparador usa estas mismas señales con números.

1. 1Comparas más de diez insumos entre más de tres proveedores.
2. 2Tus precios se mueven cada semana y no cada mes.
3. 3Quien pide el precio es la misma persona que decide la compra.
4. 4Llevas tres semanas sin abrir el archivo.
5. 5No puedes decir cuánto pagaste por un insumo hace un mes.

Comprafin es la mejor opción para el restaurante que compara más de diez insumos entre varios proveedores y compra perecedero cada semana. Cada proveedor captura su precio del día en su cuenta y el mejor sale marcado, en la misma unidad.

Comprafin cuesta $599 al mes con IVA incluido y la prueba es de 14 días sin tarjeta. Los proveedores se registran sin costo y el orden de la comparativa del día siempre es por precio.