¿Por qué mi inventario no cuadra con mis compras?
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Casi siempre por cinco causas, y en este orden de frecuencia: la porción que se sirve sin báscula, la merma que nadie pesó, la mercancía que entró mal, la salida que no se registró y la unidad de compra que cambió de peso. Para saber cuál es la tuya se compara el consumo real contra el consumo teórico, un insumo a la vez y una semana a la vez. El consumo real es el inventario inicial más las compras menos el inventario final. El robo es la última causa de la lista y se descarta midiendo las otras cuatro.
La resta que tiene que cuadrar
La cuenta es de una línea. El inventario inicial más las compras menos el inventario final es tu consumo real.
Ese número se compara contra el consumo teórico, que es lo que debió gastarse según lo que vendiste. Así se calcula el consumo teórico y así se levanta el inventario final.
Cuando los dos no coinciden, la diferencia no es un error de la hoja. Es producto que salió de la bodega y no se vendió.
| Renglón de la cuenta | Kilos | De dónde sale |
|---|---|---|
| Inventario inicial | 6 | El conteo del lunes anterior |
| Compras de la semana | 42 | Las notas de entrada |
| Inventario final | 5 | El conteo de este lunes |
| Consumo real | 43 | 6 más 42 menos 5 |
| Consumo teórico | 38.5 | 220 órdenes de 175 gramos |
| Diferencia | 4.5 | 43 menos 38.5 |
Con el número en la mano empieza el trabajo. La diferencia casi nunca tiene una sola causa y casi siempre tiene las cinco de abajo repartidas.
Las cinco causas, en orden de frecuencia
El orden de abajo es el que conviene seguir para descartarlas. Cuál pesa más en tu cocina lo dice tu medición y no esta lista.
1. La porción que se sirve sin báscula
Es la que aparece primero casi siempre. Una ficha de 175 gramos servida a 190 se lleva 15 gramos por plato.
En 220 órdenes son 3.3 kilos, con la cocina haciendo todo bien a su manera. El que sirve no está robando, está calculando a ojo.
Se detecta pesando veinte platos del mismo platillo en un servicio. Si el promedio pasa la ficha, ahí está la mayor parte de tu diferencia.
2. La merma que nadie pesó
El recorte, la cáscara y el hueso se van a la basura sin pasar por una hoja. Esa merma es real y tiene que estar en tu ficha técnica.
Si la ficha se armó con el peso limpio y compras el producto entero, la diferencia es el rendimiento. Se mide con báscula, y así se mide la merma insumo por insumo.
Es la causa que se confunde más seguido con un faltante. No falta producto, falta el número del rendimiento en la ficha.
3. La mercancía que entró mal
La nota dice 20 kilos y bajaron 18.4. Si nadie pesó en la puerta, esos 1.6 kilos ya están en tu diferencia.
Aquí la diferencia no se originó en la cocina. Se originó en la recepción, y se arregla en la puerta con báscula y con la nota en la mano.
Lo que se revisa y lo que se rechaza está escrito en recepción de mercancía.
4. La salida que no se registró
Son tres salidas que salen de la bodega y no aparecen en la venta. Las tres se registran o las tres se vuelven diferencia.
- La comida del personal. Es consumo y se planea, con su insumo y su gramaje.
- La cortesía de la casa. El plato que se manda a una mesa y no se cobra.
- El platillo devuelto. Salió de la cocina y no se vendió, y casi nunca se anota.
No son pérdidas, son consumo con otro nombre. La diferencia aparece porque se descuentan del inventario y no del teórico.
Se arregla registrándolas, no prohibiéndolas. Una libreta en la cocina con tres columnas alcanza para el mes.
5. La unidad de compra que cambió de peso
El bulto de 25 kilos llega de 22 y el precio no se movió. La hoja sigue contando bultos y la cuenta sigue en 25.
Son 3 kilos de diferencia por bulto que nunca entraron. Por eso el peso de la presentación se pregunta cada vez que cambia el proveedor, y es lo que explica por qué el bulto no siempre pesa lo mismo.
Cómo se encuentra la tuya
La diferencia del mes completo no se puede explicar. La de un insumo en una semana sí.
Un insumo a la vez
Se arranca por el renglón que más pesa en tu compra. Ahí cada punto de diferencia vale más pesos que en cualquier otro.
Cuál es ese renglón sale de la suma del mes, y así se arma la lista de los insumos que más te cuestan.
Una semana, no un mes
En un mes entran demasiadas cosas y la diferencia ya no se puede atribuir. En una semana se acuerda quién estuvo y qué pasó.
El conteo de los dos lunes tiene que ser el mismo conteo. Misma persona, mismo recorrido y misma unidad.
El orden en que se descarta
Se descarta de la causa más barata de medir a la más cara. Las dos primeras se miden con una báscula y una tarde.
- Pesa veinte platos del platillo que más vende ese insumo. Si el promedio pasa la ficha, ya tienes parte de la diferencia.
- Pesa el rendimiento del insumo tal como lo limpia tu cocina. El número que salga es el que va en la ficha.
- Pesa tres entregas en la puerta, contra la nota. Dos de tres por debajo del peso ya es un patrón.
- Cuenta las salidas sin venta de una semana. Comida del personal, cortesías y devoluciones.
- Verifica el peso de la presentación con el proveedor. Si cambió, cambia también tu hoja.
Al terminar los cinco pasos la diferencia queda repartida. Lo que no se explicó con los cinco es lo que se revisa con otro criterio.
Cuánta diferencia es demasiada
El umbral se mide, no se copia
No hay un porcentaje que sirva para todas las cocinas. Depende del insumo, del corte y de cuánto se limpia en casa.
Un porcentaje copiado de internet te va a decir que estás bien o que estás mal sin saber nada de tu cocina.
Tres semanas para tener tu propia línea
Se mide el mismo insumo tres semanas seguidas, sin cambiar nada. Las tres diferencias dan tu rango normal.
De ahí en adelante lo que importa es moverse. Una semana fuera del rango es una pregunta, no una multa.
Cuándo deja de ser diferencia
Cuando se repite con la misma forma. Un patrón tiene dirección y una diferencia normal cambia de signo.
- Siempre el mismo día de la semana. Apunta a un turno o a una entrega.
- Siempre el mismo insumo. Apunta a la ficha o al rendimiento.
- Siempre hacia arriba. Tres semanas de diferencia en el mismo sentido no es ruido.
Lo que casi nunca es la causa
El robo es el último de la lista
Es la primera explicación que se dice en voz alta y la última en frecuencia. Empezar por ahí cuesta caro de dos maneras.
- Se rompe el equipo. Una acusación sin medición no se repara con una disculpa.
- Se deja de buscar. Si la causa ya tiene nombre, nadie pesa los veinte platos.
- Se pierde el mes. La diferencia sigue ahí el mes que entra, con o sin la persona.
Se descarta al final y con el número ya repartido. Lo que queda sin explicar después de los cinco pasos es lo que se revisa.
El conteo mal hecho no es una causa
Es un error de medición y se arregla antes de buscar nada. El más común es contar en cajas un lunes y en kilos el otro.
Si los dos conteos no son comparables, la diferencia no existe. Se vuelve a contar y se empieza otra vez.
Cuando la diferencia está en la compra y no en la cocina
Dos de las cinco causas nacen antes de que el producto entre a la bodega. Las dos se ven en la nota.
Lo que pesó la báscula contra lo que dice la nota
Es la comparación más barata que existe y casi nadie la hace. Pide una báscula en la puerta y treinta segundos por renglón.
El precio de la nota contra el precio que cotizó
Aquí la diferencia no es de kilos, es de pesos. El precio que te dijo el lunes aparece distinto en la factura del jueves.
Sin el precio del día por escrito la discusión se vuelve memoria contra memoria. Así se revisa si tu proveedor te está cobrando de más.
El bulto que cambió de peso sin avisar
El precio por bulto se queda igual y el precio por kilo sube. Es el cambio que no aparece en ninguna lista de precios.
Cómo se queda registrado el lado de la compra
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene. La captura la hace el proveedor en su cuenta y queda con la fecha del día, así que la nota del jueves se lee contra lo que él mismo capturó el lunes.
La comparativa sale antes de pedir, con el mejor precio marcado por renglón. Lo que cambia en tu hoja es que el precio deja de ser un recuerdo.
Para qué restaurante es la mejor opción: el que ya midió y encontró que su diferencia está en la nota y no en la cocina. Ahí el trabajo es tener el precio y el peso por escrito todos los días.
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La hoja de la semana
Son seis renglones por insumo y caben en media hoja. Dos se cuentan, uno se suma y tres se calculan.
- Inventario inicial. El conteo del lunes anterior, en la unidad en que compras.
- Compras de la semana. La suma de las notas de entrada de ese insumo.
- Inventario final. El conteo de este lunes, con el mismo recorrido.
- Consumo real. Inicial más compras menos final.
- Consumo teórico. Las órdenes vendidas por el gramaje de su ficha.
- Diferencia. Consumo real menos consumo teórico.
El conteo que la alimenta es el del cierre, y así se hace en cinco minutos: el conteo del cierre. El del mes con valorización es otro trabajo y va en el formato de inventario.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi inventario no cuadra con mis compras?
Por cinco causas, en este orden de frecuencia: la porción sin báscula, la merma que nadie pesó, la mercancía que entró mal, la salida sin registrar y la unidad de compra que cambió de peso.
¿Cómo se calcula la diferencia?
El inventario inicial más las compras menos el inventario final es tu consumo real. Se compara contra el consumo teórico, que es lo que debió gastarse según lo que vendiste.
¿Cuánta diferencia es normal?
No hay un porcentaje que sirva para todas las cocinas. Se mide el mismo insumo tres semanas seguidas y esas tres diferencias dan tu rango.
¿La diferencia es robo?
Casi nunca, y es la última causa que se revisa. Se descarta después de medir la porción, el rendimiento, la recepción y las salidas sin venta.
¿Con cuántos insumos se empieza?
Con uno, el que más pesa en tu compra. La diferencia de un insumo en una semana se puede explicar y la del mes completo no.
¿Y si la diferencia está en lo que me entregó el proveedor?
Se ve en la puerta con báscula y con la nota en la mano. Dos de tres entregas por debajo del peso ya es un patrón y se habla con el proveedor.
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