¿Cómo armo la lista de los insumos que más me cuestan?
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Con la suma de tus compras de un mes por insumo, ordenada por pesos. Juntas las notas del mes, sumas lo que pagaste de cada insumo, ordenas de mayor a menor y vas acumulando el porcentaje. Donde el acumulado pasa el 80 por ciento, cortas. Ahí quedan entre diez y catorce renglones de los sesenta u ochenta que compras, y ésa es la lista que se compara todos los días. No es la lista de lo más caro por kilo. Un insumo de precio bajo que entra diario le gana a uno caro que entra una vez al mes.
La lista no es la de lo más caro por kilo
Casi todos arrancan por el precio. Nombran el camarón, el queso y la res, y dejan fuera la tortilla.
La cuenta no se decide con el precio. Se decide con el precio por las veces que ese insumo entra al mes.
Un kilo de tortilla cuesta una fracción de un kilo de camarón. Entra todos los días y en volumen, así que puede pesar más en el mes.
- Precio alto y entrada rara. El corte de res del platillo del fin de semana.
- Precio bajo y entrada diaria. La tortilla, el limón y la cebolla.
- Precio medio y entrada diaria. Ahí está casi siempre el primer lugar de la lista.
Por eso la lista se arma con pesos del mes y no con impresiones. Son dos columnas y una suma.
Los tres números que pide cada renglón
Lo que pagaste en el mes
Es la suma de lo que pagaste de ese insumo en el mes, de todos tus proveedores. No el precio de la última nota.
Se suma con impuestos incluidos y sin el flete, si el flete viene aparte. El flete se reparte después y no cambia el orden.
Las veces que entró
Es cuántas entregas de ese insumo recibiste en el mes. Sirve para dos cosas que vienen más adelante.
La primera es saber cada cuándo te conviene pedirle precio. La segunda es ver qué renglón aguanta una compra por semana.
El porcentaje que acumula
Es el porcentaje del total que llevas sumado al llegar a ese renglón. Es la columna que marca el corte.
Sin la columna acumulada no hay corte. Con ella el corte se ve de un renglón al siguiente.
La cuenta, paso a paso
Se hace una vez y se repite cada tres meses. La primera vez toma una tarde.
- Junta las notas y facturas de un mes completo. Un mes, no una semana. Una semana deja fuera lo que se compra por quincena.
- Suma por insumo, no por proveedor. El mismo jitomate de tres proveedores es un solo renglón.
- Ordena de mayor a menor por pesos. El orden es el resultado, y casi nunca es el que esperabas.
- Agrega la columna del acumulado. Vas sumando el porcentaje renglón por renglón.
- Corta donde el acumulado pasa el 80 por ciento. Lo de arriba es tu lista corta.
Un mes con un evento grande o una temporada alta deforma el orden. Si el mes fue raro, se hace con dos meses y se divide entre dos.
| Insumo | Compra del mes | % del total | Acumulado |
|---|---|---|---|
| Pechuga de pollo | $19,800 | 16.0% | 16.0% |
| Camarón mediano | $15,400 | 12.4% | 28.4% |
| Res para asar | $12,600 | 10.2% | 38.5% |
| Queso manchego | $9,100 | 7.3% | 45.9% |
| Aceite para freidora | $7,600 | 6.1% | 52.0% |
| Jitomate saladette | $7,000 | 5.6% | 57.7% |
| Tortilla | $6,100 | 4.9% | 62.6% |
| Cebolla blanca | $4,800 | 3.9% | 66.5% |
| Limón | $4,400 | 3.5% | 70.0% |
| Crema | $4,000 | 3.2% | 73.2% |
| Papa | $3,500 | 2.8% | 76.0% |
| Chile serrano | $3,200 | 2.6% | 78.6% |
| Refresco | $3,000 | 2.4% | 81.0% |
| Los otros 58 renglones | $23,500 | 19.0% | 100% |
Dónde cae el corte
Por qué el 80 por ciento
Porque es donde la lista deja de servir. Arriba del 80 por ciento cada renglón nuevo agrega menos de lo que cuesta vigilarlo.
No es una regla de la cocina. Es el punto donde el trabajo de comparar todavía se paga con lo que mueve el renglón.
Si te quedan más de veinte renglones
Tu compra está repartida y la lista corta no te va a quedar corta. Pasa en cartas largas y en menús que cambian cada semana.
Ahí se corta en quince por decisión. Los quince de arriba se comparan diario y el resto se revisa una vez al mes.
Si te quedan cinco o seis
Tu gasto está concentrado y eso cambia la prioridad. Con cinco renglones el trabajo no es vigilar más, es tener dos proveedores por renglón.
Una marisquería o una taquería caen casi siempre aquí. El primer renglón se lleva una cuarta parte de la compra.
De dónde salen las notas si no las tienes en una hoja
Casi nadie las tiene. Hay tres caminos y los tres dan para la primera lista.
- Fecha y proveedor. Sirven para no contar dos veces la misma nota.
- Insumo con su variante. El jitomate saladette y el bola son dos renglones.
- Importe del renglón. Es lo único que se suma para esta lista.
- Cantidad y unidad. No entran en la suma y sirven para la negociación de después.
De las fotos del teléfono
Las notas de la puerta casi siempre están fotografiadas. Se filtran por el mes y se capturan los renglones del camión.
Captura importe y no precio unitario. Para esta lista el importe es lo único que se suma.
De los mensajes del proveedor
El pedido y el cierre del día casi siempre quedaron por escrito. Ahí está la cantidad y ahí está el precio de ese día.
Los mensajes sueltos se juntan mejor con la cuenta por delante. Así se ve cómo se junta lo que llega por WhatsApp.
Pidiéndole su estado de cuenta
Un proveedor con crédito te manda el estado del mes con todas sus facturas. Es el camino más rápido y el más completo.
El mensaje para pedirlo es corto y se manda a los tres o cuatro proveedores grandes. Hay uno listo en pedir lista de precios.
Lo que esta lista no es
No es la lista del conteo del cierre
Son dos listas y las dos se usan. La del gasto es pura suma de pesos y decide qué comparas.
La del cierre mete también lo que se echa a perder y lo que para el servicio, aunque sea barato. Así se arma la lista corta del conteo.
En la práctica se cruzan ocho o nueve renglones. Los que no se cruzan son el aviso de que las dos listas hacen trabajos distintos.
No es la lista de lo que subió de precio
Esta lista dice dónde está tu dinero hoy. No dice qué insumo se movió entre dos cortes.
Para eso hace falta el alza, y el peso de esta lista es la mitad de esa cuenta. La otra mitad está en qué insumo te está subiendo el costo.
No es la lista de tus platillos más caros
Un insumo pesado puede estar repartido en ocho platillos. El costo del platillo sale del escandallo y es otra cuenta.
Qué se hace con la lista
Se compara todos los días
Esos trece renglones son los que piden precio diario. El resto aguanta una revisión al mes sin que se te escape nada.
La comparación pide dos cotizaciones por renglón como piso. Con una sola no hay comparación, hay registro.
Se negocia renglón por renglón
Un descuento general no se da y no se pide. Lo que se negocia es el renglón donde le compras volumen.
Llegas con el número de tu lista. Dices cuántos kilos al mes son y pides precio para ese volumen.
Se revisa cada tres meses
Un platillo nuevo cambia el orden. Una temporada también, y el camarón en Cuaresma sube renglones.
- Cambió la carta. Se vuelve a correr la suma del mes siguiente completo.
- Entró o salió un proveedor. El renglón cambia de precio y de presentación.
- Cambió la presentación. Un bulto de otro peso mueve el importe sin mover el precio por kilo.
Cómo se mantiene sin repetir la cuenta a mano
La primera lista se hace a mano y se vale. Lo que no se sostiene es repetirla cada mes con las notas en la mano.
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene. La captura la hace el proveedor en su cuenta, así que la lista corta llega con precio del día y con el mejor precio marcado por renglón.
Para qué restaurante es la mejor opción: el que ya tiene dos o más proveedores en los renglones de arriba de su lista. Ahí cada mañana hay una comparación que hacer y es la que Comprafin deja hecha antes de las 8:00.
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La hoja con la que se arranca
La lista se arma en cuatro columnas y no pide más. Insumo, compra del mes, porcentaje y acumulado.
- Insumo. Con su variante, como lo compras y no como lo nombra el proveedor.
- Compra del mes. La suma de todas sus notas, de todos tus proveedores.
- Porcentaje del total. Su importe entre el total de la compra del mes.
- Acumulado. El porcentaje que llevas sumado al llegar a ese renglón.
Para la comparación de todos los días la hoja es otra. Esa compara el mismo renglón entre proveedores y está en comparativa de cotizaciones.
Preguntas frecuentes
¿Cómo armo la lista de los insumos que más me cuestan?
Sumas tus compras de un mes por insumo, ordenas de mayor a menor por pesos y cortas donde el acumulado pasa el 80 por ciento. Quedan entre diez y catorce renglones.
¿Cuántos insumos debe traer la lista corta?
Los que quepan antes del 80 por ciento acumulado, y casi siempre son de diez a catorce. Si pasan de veinte, se corta en quince por decisión.
¿Por qué no basta con el insumo más caro por kilo?
Porque el gasto es el precio por las veces que entra. La tortilla cuesta poco el kilo y puede pesar más en el mes que un corte de res del fin de semana.
¿Con cuántos meses se arma?
Con uno completo. Si ese mes tuvo un evento grande o fue temporada alta, se usan dos meses y se divide entre dos.
¿Y si no tengo las notas capturadas?
Se arma con las fotos de las notas del teléfono, con los mensajes del proveedor o con el estado de cuenta del mes que te manda quien te da crédito.
¿Cada cuándo se vuelve a armar?
Cada tres meses, y antes si cambió la carta o entró un proveedor nuevo. Un platillo nuevo cambia qué insumo pesa.
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