Mis proveedores me mandan los precios por WhatsApp: ¿cómo los junto en una tabla?
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Son cuatro pasos. Pides los precios con la misma lista y en un solo mensaje por proveedor, los pegas en una tabla de seis columnas (insumo, especificación, unidad, proveedor, precio y fecha), pasas cada precio a la misma unidad y hasta entonces comparas. El paso que decide si la tabla sobrevive es el primero, porque el mensaje con el que pides es el que reparte el trabajo.
La tabla no se abandona por flojera
Casi todos los que preguntan esto ya hicieron la tabla una vez. Duró dos semanas y después nadie la volvió a llenar.
No se abandona por falta de disciplina. Se abandona porque cada vuelta pide normalizar cinco formatos distintos, y eso cae a las siete de la mañana.
El arreglo no está en la tabla. Está un paso antes, en cómo pides los precios. Un mensaje bien pedido deja el precio listo para pegar. Uno mal pedido te deja un número al que hay que ponerle unidad, variedad y fecha antes de que sirva. Si ya buscaste programa para esto, las herramientas para recibir cotizaciones de varios proveedores se separan por quién captura el precio.
El mensaje que pides decide el trabajo que te toca
Un proveedor te manda lo que le pediste. Si le preguntas a cómo el jitomate, te contesta un número y tú deduces el resto.
Un mensaje que sirve trae cuatro cosas y se escribe una sola vez.
- La lista completa en un solo mensaje, en el mismo orden todas las veces.
- El insumo con su especificación, no sólo su nombre.
- La unidad de venta y lo que pesa, no nada más el precio.
- La fecha o la vigencia del precio que te está dando.
Ese mensaje se reenvía todos los días y sólo cambia la fecha. Los nombres son los que usa el mercado, así que el proveedor no tiene que adivinar.
Y se manda uno por proveedor, nunca a un grupo. En un grupo tu lista de insumos queda a la vista de su competencia.
Cuando el precio llega incompleto
Va a pasar y conviene tener la respuesta lista. Llega un número sin unidad, o la unidad sin el peso, o un precio de ayer puesto como de hoy.
Se contesta con una sola pregunta y siempre la misma. ¿Ese precio es por kilo o por la arpilla, y de cuántos kilos es la arpilla?
La pregunta se manda en el mismo hilo y en el momento, no al rato. Un precio que se queda sin unidad hasta la tarde se queda sin unidad para siempre.
Y el renglón no se llena a medias. Un precio sin unidad entra a la tabla marcado como pendiente, nunca como si fuera comparable. Al tercer mensaje incompleto del mismo proveedor hay otra conversación que tener. No es la del precio, es la de cómo te manda su lista. Y si de plano no manda nada por escrito, ese caso tiene su propia salida.
Las seis columnas de la tabla
La tabla se ordena por insumo y no por proveedor. Es la misma regla con la que se arma la hoja de pedido.
| Columna | Qué va | Cuándo se llena |
|---|---|---|
| Insumo | El nombre con el que le pides al proveedor | Una vez |
| Especificación | Variedad, calidad, calibre y madurez | Una vez |
| Unidad | Caja, arpilla, bulto o kilo, con su peso | Una vez |
| Proveedor | Quién te cotizó ese renglón | Cada vuelta |
| Precio | Como te lo dieron, en su unidad | Cada vuelta |
| Fecha | El día del mensaje | Cada vuelta |
Falta una columna y es la que hace el trabajo. La séptima es el precio por kilo y se calcula, no se pide.
Convertir antes de comparar
Un proveedor te cotiza la arpilla y otro el kilo. Hasta que los dos están en la misma medida no estás comparando nada.
La conversión es una división y pide el peso real del empaque, no el nominal. Ahí sirve tener a mano cuánto pesa cada unidad.
| Proveedor | Como lo cotizó | Peso real | Precio por kilo |
|---|---|---|---|
| La Central | Arpilla en $1,170.00 | 30 kg | $39.00 |
| El Huerto | Kilo en $41.00 | 1 kg | $41.00 |
| El Corral | Arpilla en $1,100.00 | 28 kg | $39.29 |
El renglón de El Corral es el caso que la tabla existe para atrapar. Setenta pesos más barato por arpilla y veintinueve centavos más caro por kilo. La misma división se hace al revés para pedir. La tabla compara por kilo y el pedido sale en la unidad del proveedor, porque ésa es la que él surte.
Dónde vive la tabla
En una hoja de cálculo compartida, con una pestaña por semana. Nada más elaborado aguanta el uso diario.
Y vive donde ya estás, no en un archivo que alguien tiene que ir a buscar. La cuenta completa de llevarla a mano está publicada aparte.
Lo que no funciona es dejar los precios en el hilo y confiar en el buscador. El chat busca por palabra y tu pregunta es por fecha.
La pestaña de la semana no se borra al terminar. Doce semanas guardadas son el histórico con el que se contesta qué pagaste por ese insumo hace un mes.
Y el archivo lo abre más de una persona. Quien cuenta la cocina al cierre escribe la cantidad y quien compra escribe el precio, que son dos manos distintas.
Las cuatro cosas que la rompen
- Nadie convierte. Se pegan los precios en su unidad y se comparan números que no se pueden comparar.
- La especificación se queda en blanco. Dos semanas después nadie sabe si ese $39.00 era de primera o de segunda.
- La fecha se sobrescribe. El precio nuevo se escribe encima del viejo y el histórico desaparece.
- La llena quien compra. Pedir, teclear y decidir en la misma mano es donde se pierde el cruce.
La semana de arranque, día por día
No se arma completa el primer día. Se arma en una semana y con cinco renglones, no con la lista entera.
- Lunes. Escribe las tres columnas fijas de cinco insumos, los que más gasto mueven.
- Martes. Escribe el mensaje una vez y mándalo a tres proveedores, igual a los tres.
- Miércoles. Pega lo que llegó y convierte todo a precio por kilo. Ahí salen los huecos de especificación.
- Jueves. Pide otra vez y compara contra el miércoles. Dos días seguidos ya enseñan cuánto se mueve cada renglón.
- Viernes. Agrega los renglones que faltan y cierra la pestaña de la semana.
La semana siguiente ya sólo se llenan tres columnas. Es el único día de trabajo de verdad que pide la tabla.
Cuánto trabajo es, con números
Doce insumos y cuatro proveedores son cuarenta y ocho precios por vuelta. Cada uno hay que pedirlo, leerlo, convertirlo y teclearlo.
| Proveedores | Insumos | Precios por vuelta | Vueltas por semana | Precios por semana |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 12 | 24 | 1 | 24 |
| 4 | 12 | 48 | 1 | 48 |
| 4 | 12 | 48 | 2 | 96 |
| 5 | 15 | 75 | 3 | 225 |
Qué se gana cuando la tabla vive
La tabla no es el entregable. Lo que se gana son tres decisiones que antes se tomaban de memoria.
- A quién le pides cada renglón hoy. No a quién le pides todo, que es otra decisión y más lenta.
- Si conviene partir el pedido. Con el precio por kilo de los tres enfrente, la resta contra el flete es de una línea.
- Si un alza es del mercado o es tuya. Un alza que pegó en los tres proveedores el mismo día no la decidió ninguno de los tres.
La tercera es la que más se paga. Sin la tabla, un alza de un solo proveedor se ve igual que un alza de temporada.
Lo que la tabla no resuelve
La tabla contesta a cómo y a quién. No contesta cuánto, y ésa es otra hoja.
La cantidad sale del conteo del cierre y del punto de reorden de cada renglón. El consumo con el que se calcula se mueve si la porción se va de más.
Cada cuántos días se pide tampoco lo dice la tabla. Eso se decide en comprar diario o comprar por semana, según lo que aguante el insumo. En fruta, verdura, carne y pescado se pide todos los días o cada dos. En abarrote y desechables una vez por semana alcanza.
Y el día que el pedido no llega manda el plan y no el precio. Las cuatro salidas del faltante se deciden antes.
Qué cambia con Comprafin y qué no
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El pedido sigue saliendo por WhatsApp, igual que hoy. Lo que cambia es de qué lado se teclea el precio, y eso está comparado en Comprafin contra pedir por WhatsApp.
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Preguntas frecuentes
¿Y si mi proveedor no quiere mandarme la lista completa?
Pídele sólo los renglones que más gasto mueven, que suelen ser diez o doce. Un proveedor que no manda doce precios casi siempre manda cinco, y con cinco ya se compara.
¿Qué hago con las notas de voz?
Pide el precio por escrito y dilo así, que es más rápido para los dos. Un precio que sólo existe en audio no entra a ninguna tabla.
¿Me sirve la foto de la lista del proveedor?
Sirve para guardar, no para comparar. De una foto no se copia un número, así que alguien lo teclea igual.
¿Cada cuántos días le pido los precios a mis proveedores?
En fruta, verdura, carne y pescado todos los días o cada dos días, porque el precio se forma cada mañana. En abarrote y desechables una vez por semana alcanza. La tabla no decide eso, lo decide lo que aguanta el insumo.
¿En qué unidad llevo la tabla?
En las dos columnas, la unidad en la que compras y el precio por kilo. La primera sirve para pedir y la segunda para comparar.
¿Me conviene un grupo donde todos manden su lista?
No. En un grupo tu lista de insumos y tus proveedores quedan a la vista de su competencia, y las cinco listas siguen llegando con formatos distintos.
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