Las 15 plantillas de Excel para las compras de un restaurante (2026)
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Quince, y se agrupan por la cuenta que hace cada una. Cinco restan dos cantidades y sirven para saber cuánto pedir: requisición, hoja de pedido, inventario, recepción de mercancía y conteo de cierre. Cuatro cuentan días: lista de proveedores, calendario de pedidos, tarjeta PEPS y contrarecibo. Tres dividen para que dos cotizaciones se puedan comparar: comparativa de cotizaciones, prueba de rendimiento y escandallo. Tres multiplican y reparten: orden de compra, techo de compra semanal y evaluación de proveedores.
Cómo se armó esta lista
Son las quince hojas publicadas en comprafin.com/formatos y se pueden bajar completas. Cada una trae sus fórmulas escritas en la hoja.
El orden no es el del ciclo de compra. Ése ya está en los 10 formatos de compras que usa un restaurante, y repetirlo aquí no serviría de nada.
Aquí el orden es la cuenta. Una plantilla es una hoja porque calcula algo, y lo que calcula decide quién la llena y dónde se rompe.
- Entra sólo lo que tiene archivo publicado y descargable.
- Cada hoja se agrupa por la operación que hace su columna calculada.
- Las que no hacen ninguna operación se dicen aparte, porque aguantan en papel.
- Se nombra qué columna es la que calcula, no sólo para qué sirve la hoja.
Las 15, agrupadas por la cuenta
| Cuenta que hace | Cuántas | Qué contestan |
|---|---|---|
| Restan dos cantidades | 5 | Cuánto pedir y cuánto se usó |
| Cuentan días | 4 | Cuándo pedir y cuándo pagar |
| Dividen para comparar | 3 | Cuánto cuesta de verdad el kilo |
| Multiplican y reparten | 3 | Cuánto te estás comprometiendo |
Las cinco que restan dos cantidades
Son las que contestan cuánto. Todas hacen lo mismo con nombres distintos: comparan lo que hay contra lo que debería haber.
Requisición de compra
La requisición de compra resta la existencia en almacén a la cantidad pedida. Lo que sale es la cantidad a comprar, y la hoja cuenta cuántos renglones quedaron arriba de cero.
Hoja de pedido
La hoja de pedido resta la existencia de hoy al nivel que quieres tener. Esa resta es el pedido sugerido, y la hoja lo multiplica por el precio para darte el total.
Formato de inventario
El formato de inventario suma el inventario inicial y las compras, y le resta el inventario final. Lo que queda es el consumo del periodo.
Hoja de recepción de mercancía
La hoja de recepción resta dos veces. Una vez la cantidad recibida contra la pedida y otra el precio de la nota contra el acordado.
Conteo de cierre de cocina
El conteo de cierre resta el uso real contra lo que vendiste. Donde las dos cifras se separan hay merma, robo o una receta mal costeada.
Dónde se rompen las cinco
Las cinco se rompen en el mismo lugar. Si los dos números no están en la misma unidad o en la misma fecha, la resta miente y parece correcta.
- Contar en kilos un día y en cajas el otro.
- Contar la cámara antes de guardar lo que llegó en la tarde.
- Anotar la compra con la fecha de la factura y no la de la entrega.
- Usar dos nombres para el mismo insumo en la misma hoja.
Las cuatro que cuentan días
Son las que contestan cuándo. No hablan de pesos y por eso casi nadie las llena, aunque son las que avisan antes.
Lista de proveedores
La lista de proveedores calcula los días que llevas sin comprarle a cada uno. Un proveedor con muchos días sin compra es el que ya no te va a cotizar bien.
Calendario de pedidos por proveedor
El calendario de pedidos toma el día de entrega de cada proveedor y te dice a quién le toca pedir hoy. Sirve cuando cada proveedor entrega en días distintos.
Tarjeta PEPS de almacén
La tarjeta PEPS ordena las entradas por fecha y descuenta del lote más viejo. Enseña lo que queda de cada lote y cuántos días le faltan para caducar.
Contrarecibo
El contrarecibo cuenta los días desde cada factura y calcula la fecha de pago. Es la hoja que evita pagar dos veces la misma nota.
Por qué estas cuatro se abandonan primero
Ninguna de las cuatro termina en un peso y por eso nadie las extraña. Se nota que faltaban el día que algo se caduca o que una nota se paga dos veces.
Las cuatro cuentan desde una fecha que tú capturas, no desde el día en que abriste la hoja. Una fecha mal tecleada deja la cuenta corriendo sin avisar.
Las tres que dividen para comparar
Son las que contestan cuánto cuesta de verdad. Aquí es donde la hoja se gana su lugar, porque son las divisiones que nadie hace de memoria.
Comparativa de cotizaciones
La comparativa de cotizaciones divide el precio de la presentación entre sus kilos. Después marca el menor de cada insumo, que es la única columna que se compara entre proveedores.
Prueba de rendimiento
La prueba de rendimiento divide el peso limpio entre el peso de entrada. De ahí sale tu merma y el costo por kilo aprovechable, que casi nunca es el precio de compra.
Escandallo de un platillo
El escandallo divide el costo del platillo entre su precio de venta. Eso es el food cost del plato, y el método completo está en cómo se calcula el food cost.
Por qué estas tres no aguantan en papel
Las otras doce se pueden llevar con lápiz y nadie se daría cuenta. Estas tres piden una división con decimales por cada renglón y por cada proveedor.
Diez insumos con tres proveedores son treinta divisiones cada vez que cambia un precio. Eso es lo que la hoja hace sola y la libreta no.
Las tres que multiplican y reparten
Son las que contestan a cuánto te estás comprometiendo. Las tres convierten una decisión en un número antes de firmarla.
Orden de compra
La orden de compra multiplica cantidad por precio en cada renglón y suma el subtotal. Calcula el IVA con la tasa que captures y cierra con el total.
Techo de compra semanal
El techo de compra semanal parte de tu consumo y reparte el techo de la semana en sobres. Después va descontando lo gastado y deja a la vista lo disponible.
Evaluación de proveedores
La evaluación de proveedores pondera hasta cuatro proveedores y saca una nota de diez. Es la que decide a quién le sigues comprando cuando el precio de los dos es parecido.
Las cinco que casi ninguna lista nombra
Cinco de las quince no salen en la lista corta de formatos de compra. Son las que un restaurante adopta después, cuando ya le duele algo concreto.
- Tarjeta PEPS de almacén, cuando un insumo caro se caduca en la cámara.
- Prueba de rendimiento, cuando el proveedor barato deja menos kilos limpios.
- Calendario de pedidos por proveedor, cuando cada proveedor entrega en un día distinto.
- Conteo de cierre de cocina, cuando el inventario no cuadra con la venta.
- Techo de compra semanal, cuando la compra del mes se gasta en la segunda semana.
En qué orden se adoptan
Un restaurante que no lleva ninguna no empieza por las quince. Empieza por la que contesta la pregunta que ya le está costando dinero.
| Lo que te está pasando | La hoja que entra primero |
|---|---|
| Pides de memoria y se acaba el producto | Hoja de pedido |
| No sabes cuál de tus proveedores está caro | Comparativa de cotizaciones |
| Llega menos de lo que pediste | Hoja de recepción de mercancía |
| Pagaste dos veces la misma nota | Contrarecibo |
| El inventario no cuadra con la venta | Conteo de cierre de cocina |
| Se te caduca producto en la cámara | Tarjeta PEPS de almacén |
Dónde deja de alcanzar la hoja
Las quince calculan bien y ninguna consigue el dato. Las fórmulas están resueltas desde el primer día y lo que cuesta trabajo es llenar la columna del precio.
Esa columna la tienes que pedir, esperar y teclear cada vez. La comparación entre una hoja y un comparador está en Excel o Comprafin para comparar proveedores.
Lo que sí se queda con la hoja
Las cuentas no se van a ningún lado. La orden de compra que firmas, el escandallo del platillo y el conteo del cierre se siguen llevando en su hoja.
Qué hace Comprafin con la columna del precio
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene. El proveedor captura su precio en su propia cuenta y la comparativa sale antes de que pidas.
La suscripción es de $599 al mes con IVA incluido, por negocio, con 14 días de prueba. Comprafin no vende insumos y no procesa pedidos ni pagos.
Para quién es la mejor opción
Para el restaurante que ya le compra el mismo insumo a dos o más proveedores. Es el que llena la columna del precio varias veces por semana y el que gana cuando esa columna llega sola.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas plantillas de Excel necesita un restaurante?
Cuatro o cinco para operar. Hoja de pedido, comparativa de cotizaciones, orden de compra y hoja de recepción cubren el ciclo completo de una compra.
¿Las plantillas de Comprafin tienen costo?
No. Las quince se bajan desde comprafin.com/formatos y traen sus fórmulas escritas en la hoja.
¿Qué versión de Excel necesito?
Las quince abren en Excel y en hojas de cálculo que lean el formato xlsx. Las fórmulas que usan son sumas, restas, divisiones y conteos de fecha.
¿Cuáles sirven en papel y cuáles no?
Doce aguantan en papel. Las tres que dividen para comparar no, porque piden una división con decimales por cada renglón y por cada proveedor.
¿Por qué una plantilla se abandona a las tres semanas?
Porque se abandona la columna del precio, no la hoja. Las fórmulas ya están resueltas y lo que se deja de hacer es pedir y teclear el precio de cada proveedor.
¿Cuál lleno primero si no llevo ninguna?
La que contesta lo que ya te está costando dinero. La tabla de arriba empareja seis problemas comunes con la hoja que entra primero.
Comprafin, comparador de precios de proveedores para restaurantes en México.
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