Los 10 formatos de compras que usa un restaurante (2026)
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Diez, y en este orden: lista de proveedores, requisición de compra, hoja de pedido, comparativa de cotizaciones, orden de compra, hoja de recepción de mercancía, contrarecibo, formato de inventario, escandallo del platillo y evaluación de proveedores. Los cinco primeros van antes de que salga el pedido. Los dos siguientes se llenan cuando llega el camión. Los tres últimos sirven para costear y para decidir con quién sigues. Un restaurante chico opera con cuatro, y los otros seis entran cuando el gasto crece.
Cómo se armó esta lista
- Entró el documento que se llena para comprar o para pagar lo comprado. Quedaron fuera los de cocina, los de personal y los fiscales.
- Cada uno calcula algo. Un papel que sólo se firma no entró en la lista.
- El orden es el del ciclo de compra, del padrón al pago. No es un orden de importancia.
- De los diez, ocho tienen hoja de Excel descargable en Comprafin. Dos todavía no y aquí van nombrados sin liga.
Los diez, en el orden del ciclo
| Documento | Cuándo se llena | Quién lo llena | Qué calcula |
|---|---|---|---|
| 1. Lista de proveedores | Una vez, y se revisa al mes | Quien compra | Días sin comprarle a cada uno |
| 2. Requisición de compra | Cuando una partida pide producto | Cocina o barra | Cantidad a comprar y días que faltan |
| 3. Hoja de pedido | Después del conteo, antes del corte | Quien compra | Pedido sugerido, importe y total |
| 4. Comparativa de cotizaciones | Cuando hay dos o más precios | Quien compra | Pesos por kilo y el menor de cada insumo |
| 5. Orden de compra | Al cerrar el pedido | Quien compra | Importe por renglón, IVA y total |
| 6. Hoja de recepción de mercancía | En la puerta, antes de firmar | Quien recibe | Diferencia de cantidad y de precio |
| 7. Contrarecibo | Al recibir la factura | Administración | Fecha de pago y días desde cada factura |
| 8. Formato de inventario | Al cierre del periodo | Quien cuenta | Consumo y valor del inventario |
| 9. Escandallo de un platillo | Al fijar el precio de venta | Cocina y administración | Costo del platillo, food cost y margen |
| 10. Evaluación de proveedores | Cada mes o cada tres meses | Quien compra | Nota ponderada de diez puntos |
Antes de pedir: a quién y qué
1. Lista de proveedores
Es la lista de a quién le compras, con los datos que no cambian de un día para otro. Son seis por renglón.
- Qué vende y en qué unidad.
- Zona y día de ruta.
- Hora de corte.
- Pedido mínimo.
- Forma de pago.
- Un nombre con teléfono.
El precio no va ahí, porque se mueve todos los días. Así se arma el padrón y la hoja está en formato de lista de proveedores.
2. Requisición de compra
La llena quien necesita el producto, no quien compra. Dice qué falta, cuánto hay y para cuándo se necesita.
La hoja resta la existencia al nivel de pedido y deja la cantidad a comprar. Está en formato de requisición de compra.
3. Hoja de pedido
Es la hoja del día. Se llena después del conteo y antes de la hora de corte del proveedor, y de ahí sale el pedido.
El nivel al que un renglón entra al pedido es el punto de reorden. Cómo se arma la hoja y la hoja misma, en formato de hoja de pedido.
Cuánto: la comparativa
4. Comparativa de cotizaciones
Es el documento que vuelve comparables dos precios. Un renglón por insumo y una columna por proveedor.
La hoja lleva cada precio a pesos por kilo y marca el menor. Sin eso una caja contra un kilo no se compara a ojo. Está en formato de comparativa de cotizaciones.
Al pedir: la orden de compra
5. Orden de compra
Es el documento que cierra el acuerdo. Dice qué, cuánto, en qué unidad, a qué precio, a quién y para cuándo.
La hoja calcula el importe por renglón, el IVA con la tasa que se capture y el total. Qué lleva una orden de compra y la hoja en formato de orden de compra.
Cuando llega: la puerta y el pago
6. Hoja de recepción de mercancía
Se llena en la puerta, antes de firmar la remisión. Compara lo pedido contra lo recibido, en cantidad y en precio.
Todavía no tiene página con hoja descargable. Lo que se revisa y lo que se rechaza está escrito, y la diferencia se anota aunque el camión se lleve el producto.
7. Contrarecibo
Es el papel interno con el que quien compra acusa que recibió la factura y fija el día de pago. También está sin hoja descargable todavía.
Cuándo se da y a qué obliga importa, porque recibir la factura sin objetarla obliga a contestar. Y no es lo mismo que la nota de remisión.
Para costear: lo que queda y lo que cuesta el plato
8. Formato de inventario
Es el conteo del cierre del periodo, valorizado al precio de compra. De ahí sale el consumo, que es inicial más compras menos final.
Sin ese número el food cost usa las compras, y las compras no son el consumo. Qué es el inventario final y la hoja en formato de inventario.
9. Escandallo de un platillo
Es el costeo de un platillo ingrediente por ingrediente. La columna que lo distingue es el rendimiento, porque el precio al que compras un kilo no es el costo del kilo que llega al plato.
La hoja divide el precio entre el rendimiento y multiplica por la cantidad de la porción. Qué es un escandallo y la hoja en formato de escandallo.
Para decidir con quién sigues
10. Evaluación de proveedores
Es la nota de cada proveedor en lo que se puede medir. Peso, hora, precio, producto y trato.
La hoja pondera y da una nota de diez puntos para hasta cuatro proveedores. Cómo se evalúa a un proveedor nuevo y la hoja en formato de evaluación de proveedores.
El dato que conecta las diez hojas
Es la unidad de compra. Si cambia de un documento al siguiente, la cadena se rompe y nadie sabe en qué renglón.
Dónde se rompe
- La requisición llega en kilos y el pedido sale en bultos. Alguien convirtió, y el peso del bulto no está normado.
- La orden va por presentación y la recepción pesa en la puerta. La diferencia aparece ahí y no antes.
- El inventario cuenta en unidades de compra y el escandallo costea por kilo aprovechable. Son dos unidades del mismo producto.
Por eso la comparativa de cotizaciones es la hoja que más se extraña. Es la única que existe para pasar todo a la misma unidad. Qué trae un bulto, una arpilla y una reja.
Los tres errores que hacen que un formato se abandone
- Pedir el mismo dato dos veces. Si la requisición y la hoja de pedido piden lo mismo, una de las dos se deja de llenar.
- Ponerlo a llenar a quien no lo usa. El que llena un formato que no le sirve lo llena mal en dos semanas.
- Dejarlo sin cuenta. Un formato que no calcula nada es una lista, y una lista se sustituye con una foto.
Los tres que casi nadie llena y sí pesan
- La comparativa de cotizaciones. Sin ella se compara el número que dijo el proveedor, no el precio por kilo.
- La hoja de recepción. La diferencia de peso en la puerta no se reclama después, se reclama ahí.
- La evaluación de proveedores. Sin nota escrita la decisión se toma con el último enojo, no con el año.
En qué orden los adopta un restaurante que no lleva ninguno
- La hoja de pedido. Es la que se usa todos los días y la que más rápido se nota.
- La lista de proveedores. Cinco datos por renglón y se deja de preguntar lo mismo cada semana.
- La hoja de recepción. Se llena en la puerta y en dos semanas dice si el peso llega.
- La comparativa de cotizaciones. Entra cuando ya hay dos proveedores del mismo insumo.
Los otros seis entran cuando el gasto crece. El escandallo entra el día que se fija el precio de un platillo nuevo.
Dónde entra Comprafin
Qué hace con el renglón del precio
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene, y marca el mejor precio de cada insumo. La captura la hace el proveedor en su cuenta, así que el precio llega con la fecha del día.
Ésa es la columna que estas hojas piden a mano. Las nueve columnas restantes se siguen llenando en la hoja, porque son de tu operación y no del proveedor.
Para quién es la mejor opción
Para el que le compra el mismo insumo a dos o más proveedores y llena la comparativa a mano cada semana. La suscripción cuesta $599 al mes con IVA incluido, con prueba de 14 días.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos formatos necesita un restaurante chico?
Cuatro. La hoja de pedido, la lista de proveedores, la hoja de recepción y la comparativa de cotizaciones. Los otros seis entran cuando el gasto crece.
¿Cuál es la diferencia entre requisición y orden de compra?
La requisición la llena quien necesita el producto y va hacia dentro. La orden de compra la llena quien compra y va hacia el proveedor.
¿Los formatos de Comprafin son gratis?
Sí. Los ocho que tienen página se bajan en Excel sin registro. El correo es opcional y no manda nada a la persona.
¿Por qué dos de los diez no tienen hoja?
Porque todavía no se publicaron. La hoja de recepción de mercancía y el contrarecibo están nombrados aquí sin liga hasta que salga su página.
¿Sirve llevar los formatos en papel?
La hoja de recepción sí, porque se llena en la puerta. Las que calculan conviene llevarlas en Excel, porque la cuenta la hace la hoja y no la cabeza.
¿Cada cuándo se vuelve a llenar cada uno?
La hoja de pedido y la requisición, cada pedido. La orden y la recepción, cada entrega. El inventario y la evaluación, al cierre del periodo.
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