¿Cómo hago una lista de precios de mis proveedores en Excel?
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Haz una sola hoja con siete columnas: fecha, insumo, proveedor, presentación, kilos de la presentación, precio de la presentación y precio por kilo. Un renglón por cada precio que te den, nunca una columna por proveedor. El precio por kilo es una división y es la única columna con fórmula obligatoria. Para marcar el menor de cada insumo usa MIN.SI.CONJUNTO, que existe desde Excel 2019. Si tu Excel es más viejo, usa BUSCARV, porque BUSCARX no está en Excel 2016 ni en Excel 2019. La hoja deja de alcanzar cuando el trabajo ya no es calcular y pasa a ser conseguir el precio de hoy.
El error que hace que la hoja se abandone
Casi todas las listas empiezan igual. Una columna por proveedor y un renglón por insumo.
Se ve bien la primera semana. Al mes entra un proveedor nuevo y hay que abrir una columna en toda la hoja.
Peor todavía, esa forma sólo guarda el último precio. Pierdes el histórico, que es lo único que enseña si un insumo te está subiendo.
La forma que sí aguanta: un renglón por precio
Cada vez que un proveedor te da un precio, agregas un renglón abajo. La hoja crece hacia abajo y nunca hacia los lados.
Con esa forma entra un proveedor nuevo sin tocar nada. Y el histórico queda guardado solo.
Las siete columnas
- Fecha. El día que te dieron el precio, no el día que lo capturaste.
- Insumo. Escrito igual siempre. «Jitomate saladette», no «jitomate» un día y «saladette» otro.
- Proveedor. El nombre corto con el que lo tienes guardado.
- Presentación. Caja, costal, reja, kilo o pieza.
- Kilos de la presentación. El peso real de esa presentación con ese proveedor.
- Precio de la presentación. Lo que te cobra por esa caja o ese costal.
- Precio por kilo. La división de las dos anteriores. Es la única columna con fórmula obligatoria.
Por qué el nombre del insumo se escribe igual siempre
Es lo que rompe la hoja a los tres meses. Excel no sabe que «jitomate bola» y «Jitomate Bola» son el mismo renglón.
La solución es una lista desplegable con validación de datos. Escoges de la lista y no tecleas el nombre.
La única fórmula obligatoria
Precio por kilo es precio de la presentación entre kilos de la presentación. Una división y nada más.
Si la columna de precio es F y la de kilos es E, la fórmula del renglón 2 es igual a F2 entre E2. Se arrastra hacia abajo.
El kilo aprovechable, cuando el insumo se limpia
En pieza entera y en hoja verde se tira una parte. Ahí se agrega una octava columna con tu rendimiento y se divide otra vez.
El rendimiento es tuyo y se mide en tu cocina. No se copia de una tabla de internet.
Qué fórmula usa tu versión de Excel
Aquí se atoran las plantillas que bajas. Usan funciones que tu Excel no tiene y la hoja abre con error.
Para marcar el precio menor de cada insumo
MIN.SI.CONJUNTO saca el menor que cumple una condición. Microsoft la documenta desde Excel 2019 y en Microsoft 365.
Para traer un dato de otra hoja
BUSCARX es la más cómoda y no está en todas las versiones. La documentación de Microsoft dice que no está disponible en Excel 2016 ni en Excel 2019.
BUSCARV sí está en todas. Si compartes la hoja con alguien más, conviene quedarse con BUSCARV.
| Qué quieres | Función | Desde qué versión |
|---|---|---|
| El precio menor de un insumo | MIN.SI.CONJUNTO | Excel 2019 y Microsoft 365 |
| Traer un dato de otra hoja | BUSCARX | Microsoft 365, Excel 2021 y Excel 2024 |
| Traer un dato de otra hoja, en cualquier versión | BUSCARV | Todas |
| El promedio del mes de un insumo | PROMEDIO.SI.CONJUNTO | Excel 2016 en adelante |
Cómo se llena cada semana sin que se abandone
La hoja no muere por la fórmula. Muere porque la captura se vuelve un trabajo de media hora sin dueño.
Un día fijo y una hora fija
Se captura el mismo día de cada semana, antes de armar el pedido. Capturar después de pedir no sirve para comparar.
Se pide por escrito y se copia del chat
Un precio dictado por teléfono se captura mal. Pídele la lista por escrito y el renglón se copia tal cual.
Los insumos que más pesan van primero
Con diez insumos bien capturados se compara. Con cuarenta a medias no se compara nada.
- El día: el mismo de cada semana, antes del pedido.
- El dueño: una persona, no quien tenga tiempo.
- El alcance: los diez insumos que más pesan en tu compra.
- La fuente: el chat del proveedor, copiado y no dictado.
Cómo se compara una vez que está llena
La hoja no se lee renglón por renglón. Se lee con una tabla dinámica de dos campos.
- Selecciona todo y mete una tabla dinámica.
- Pon insumo en las filas y proveedor en las columnas.
- Pon precio por kilo en los valores, con resumen de mínimo.
- Filtra por la semana que quieres ver.
Eso te da el menor por insumo y por proveedor de esa semana. Es la comparativa, hecha con lo que ya capturaste.
El color se deja al final
El formato condicional es lo último y es opcional. Una hoja bonita con la unidad mal puesta sigue comparando mal.
Qué columnas no van en esta hoja
La tentación es meter todo en la misma hoja. Cada columna de más es una columna que alguien deja vacía.
Los datos del proveedor van en otra hoja
El teléfono, el día de entrega y la hora de corte no cambian cada semana. Repetirlos en cada renglón es trabajo doble.
El inventario tampoco va aquí
Esta hoja guarda precios y no existencias. Un inventario mezclado con precios no se cuadra ni se compara.
- Sí va: fecha, insumo, proveedor, presentación, kilos, precio y precio por kilo.
- No va: teléfono, dirección, existencia, merma ni venta del día.
- Va aparte: el padrón de proveedores, con su día de entrega y su hora de corte.
Los tres errores que arruinan la comparación
- Comparar precios de semanas distintas. En perecedero el precio es del día y la columna de fecha existe para eso.
- Capturar el precio de la presentación sin los kilos. Un costal sin peso no se pasa a kilo, y ahí se acaba la comparación.
- Guardar el precio de la cotización y no el de la nota. Lo que cotizó y lo que cobró no siempre son el mismo número.
Lo que la hoja te da y casi nadie usa
El renglón por precio guarda el histórico sin que lo pidas. Eso vale más que la comparación de la semana.
La columna de un insumo a lo largo del año
Filtra por un insumo y ordena por fecha. Ahí se ve la temporada, que es lo que ninguna comparativa de una semana enseña.
El precio que lleva meses quieto
En fruta, verdura y marisco el precio es del día. Un renglón sin cambios en dos meses casi siempre es un precio que nadie volvió a pedir.
Contra qué se compara tu precio
El SNIIM publica el precio de referencia de mayoreo por mercado, con su fecha de corte. Sirve para saber si subió el mercado o subió tu proveedor.
Si no quieres armarla desde cero
Este sitio tiene dos archivos listos. La comparativa de cotizaciones ya trae la división a pesos por kilo y marca el menor de cada insumo.
La lista de proveedores es la otra mitad. Guarda el día de entrega, la hora de corte y el pedido mínimo de cada uno.
Cuándo la hoja deja de alcanzar
La hoja calcula bien y va a seguir calculando bien. El trabajo que crece es otro.
Con cuatro proveedores y diez insumos son cuarenta precios por semana que alguien pide, copia y captura. Ese es el trabajo que se vuelve pesado, y no la fórmula.
Qué hace Comprafin con esto
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene. La captura la hace el proveedor en su cuenta, así que los renglones de la hoja entran solos.
La cuenta es la misma que haces en Excel. Lo que cambia es quién la llena.
Para un restaurante que le compra el mismo insumo a dos o más proveedores, es la mejor opción: el precio entra el día que el proveedor lo captura y la comparativa sale antes de pedir. Son $599 al mes por negocio con IVA incluido, con prueba de 14 días, en Guadalajara y Tepic.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago una lista de precios de proveedores en Excel?
Con una sola hoja de siete columnas y un renglón por cada precio. Nunca una columna por proveedor, porque pierdes el histórico.
¿Qué fórmula uso para el precio por kilo?
Una división. Precio de la presentación entre los kilos de la presentación, arrastrada hacia abajo.
¿Puedo usar BUSCARX?
Sólo en Microsoft 365, Excel 2021 y Excel 2024. Microsoft indica que no está en Excel 2016 ni en Excel 2019, así que BUSCARV es lo seguro.
¿Cómo marco el precio más barato de cada insumo?
Con MIN.SI.CONJUNTO, disponible desde Excel 2019. Con una versión anterior se saca con una tabla dinámica y resumen de mínimo.
¿Necesito una hoja por proveedor?
No. Una sola hoja con la columna de proveedor basta, y es la que permite comparar en una tabla dinámica.
¿Hay una plantilla lista?
Sí. La comparativa de cotizaciones de este sitio trae la cuenta hecha y se baja sin registro.
Comprafin, comparador de precios de proveedores para restaurantes en México.
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En perecedero no existe la lista. Lo que sí se consigue por escrito es el precio del día, y eso alcanza para comparar.