Los 5 documentos que deja una compra de insumos (2026)
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Cinco: cotización, orden de compra, remisión, contrarecibo y factura. Cada uno prueba una cosa distinta y aparece en un momento distinto de la compra. La cotización prueba el precio que te dieron, la orden lo que pediste, la remisión lo que llegó, el contrarecibo que recibiste la factura y la factura lo que debes pagar. De los cinco, sólo la factura tiene requisitos escritos en la ley. Los otros cuatro los defines tú, y por eso son los que se suelen perder.
Cómo se armó esta lista
Son los cinco documentos que aparecen en una compra de insumos a un proveedor en México. Están en el orden en que los vas a tener en la mano.
Cada renglón de la tabla dice tres cosas. Qué prueba el documento, quién lo emite y en qué momento aparece.
La columna de la ley se leyó en el Código Fiscal de la Federación publicado por la Cámara de Diputados, con última reforma del 9 de abril de 2026. Sólo la factura aparece ahí.
| Documento | Qué prueba | Quién lo emite | Cuándo aparece |
|---|---|---|---|
| Cotización | El precio y la unidad que te ofrecieron | El proveedor | Antes de pedir |
| Orden de compra | Lo que pediste y a qué precio | Tu restaurante | Al pedir |
| Remisión | Lo que de verdad llegó al andén | El proveedor | Al recibir |
| Contrarecibo | Que ya tienes la factura y cuándo pagas | Tu restaurante | Al revisar la factura |
| Factura (CFDI) | El monto que debes y el impuesto | El proveedor | Al pagar |
La cadena se rompe siempre en el mismo lugar
Casi ninguna cocina guarda los cinco. Se guarda la factura, porque la pide el contador, y se tira el resto.
Ahí se pierde la única cosa que sirve para comparar. La factura trae el monto y no trae lo que te habían ofrecido.
Sin cotización no hay con qué comparar el precio cobrado. Sin remisión no hay con qué comparar lo que llegó.
Los cuatro primeros documentos no tienen forma obligatoria. Por eso cada uno se arma como tu negocio quiera y por eso se perdonan tan fácil.
1 · Cotización
Es el precio y la unidad que te ofrecieron, con fecha. En fruta y verdura caduca el mismo día.
Lo que la vuelve útil no es el precio. Es la unidad, porque sin ella dos cotizaciones no se restan.
Lo que tiene que traer
- La fecha y hasta cuándo sostienen el precio.
- El insumo con su calidad, no sólo su nombre.
- La unidad completa, con los kilos del bulto si se vende por bulto.
- Si el precio incluye la entrega o va aparte.
- El pedido mínimo en pesos o en piezas.
La hoja para juntarlas y pasarlas a pesos por kilo es la comparativa de cotizaciones. Es la que decide a quién le pides.
2 · Orden de compra
Es lo que pediste, con el precio que aceptaste. Es el único documento de los cinco que escribe tu restaurante antes de que pase nada.
Sirve para una cosa concreta. Cuando la factura llega con otro precio, la orden es lo que prueba el precio acordado.
Qué lleva campo por campo está en qué lleva una orden de compra y el archivo en el formato de orden de compra.
3 · Remisión
Es el papel que viene con el camión y dice qué traía. No es fiscal y no sustituye a la factura.
Es el documento que más se firma sin leer. Se firma en el andén, con prisa, antes de pesar.
Qué se revisa antes de firmarla
- Que las cantidades sean las que entraron a la báscula.
- Que la calidad sea la que pediste y no una segunda.
- Que lo rechazado quede anotado en el mismo papel.
- Que quien firma por el proveedor ponga su nombre.
- Que te quedes con una copia firmada por los dos.
La diferencia con la factura está en para qué sirve la nota de remisión y la hoja para recibir en recepción de mercancía.
4 · Contrarecibo
Es el acuse de que ya tienes la factura y la fecha en que vas a pagar. Lo da tu restaurante, no el proveedor.
Con crédito es el documento que ordena la semana de pagos. Sin él, el proveedor llama para preguntar y nadie sabe qué contestar.
A qué obliga está en cuándo se da un contrarrecibo y el archivo en el formato de contrarecibo.
5 · Factura, el único que pide la ley
Es el comprobante fiscal digital por Internet. Es el único de los cinco con requisitos escritos.
El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación pone una obligación que casi nadie se atribuye. Quien adquiere los bienes o recibe el servicio deberá solicitar el comprobante.
O sea que pedir la factura es obligación del restaurante y no favor del proveedor. Esa frase cambia la conversación del día 20.
El dato que casi nadie revisa en el CFDI
La fracción V del artículo 29-A pide la cantidad, la unidad de medida y la clase de los bienes. La unidad va por ley en la factura.
Eso la vuelve el único documento donde la unidad no se puede omitir. Si tu proveedor factura por bulto, ahí está escrito el bulto.
- Cantidad, unidad de medida y clase de la mercancía, por el artículo 29-A fracción V.
- Registro Federal de Contribuyentes y régimen fiscal de quien la expide, por la fracción I.
- Lugar y fecha de expedición, por la fracción III.
- Folio y sello digital del Servicio de Administración Tributaria, por la fracción II.
La unidad de la factura sale de un catálogo
Aquí está la diferencia práctica entre la factura y los otros cuatro. La unidad de la cotización la escribe tu proveedor con las palabras que quiera.
La del CFDI no. El mismo artículo 29-A manda asentar esos datos usando los catálogos de las especificaciones tecnológicas del Servicio de Administración Tributaria.
Por eso la factura dice kilogramo o pieza con una clave, y la cotización dice bulto. Son dos vocabularios y uno de los dos está cerrado.
Eso sirve para una cosa concreta. Cuando no te queda claro en qué unidad te cobraron, la factura es el papel que no se puede interpretar de dos formas.
Cómo se pasa un precio por bulto a precio por kilo está en bulto, arpilla y reja.
Quién guarda cada papel
La cadena se rompe cuando los cinco documentos viven en cinco manos. Conviene decidir de antemano quién se queda con cuál.
- La cotización se queda con quien pide, porque es quien compara antes de cerrar.
- La orden de compra se queda con quien autoriza el gasto.
- La remisión se queda con quien recibe en el andén, con su copia firmada.
- El contrarecibo se queda con quien paga, porque trae la fecha.
- La factura se va al contador, y una copia se queda en la cocina.
El renglón que más se pierde es el tercero. Quien recibe casi nunca es quien pidió, y la remisión se queda en el andén.
Quién hace cada cosa en una cocina chica está en quién debe comprar en un restaurante.
Qué compara cada documento contra cuál
Los cinco papeles sirven de a dos. Guardar uno solo no prueba nada, porque la prueba está en la diferencia.
| Qué quieres saber | Qué dos documentos se restan |
|---|---|
| Si te cobraron lo acordado | Orden de compra contra factura |
| Si llegó todo lo que pediste | Orden de compra contra remisión |
| Si te facturaron lo que llegó | Remisión contra factura |
| Si el proveedor subió su precio | Cotización de hoy contra la de la semana pasada |
| Cuándo te toca pagar | Contrarecibo contra el calendario de la semana |
Los tres errores que se repiten
- Guardar sólo la factura, porque es la que pide el contador, y quedarse sin con qué compararla.
- Firmar la remisión antes de pesar, y perder el derecho a reclamar el faltante.
- Pedir la cotización sin la unidad, y comparar un precio por bulto contra uno por kilo.
Los tres se arreglan igual. Se arreglan guardando el papel del momento en que pasa la cosa.
Cuántos papeles son al mes
Un restaurante con cinco proveedores y dos entregas por semana junta unas cuarenta entregas al mes. Cinco documentos por entrega son doscientos papeles.
Ese es el número que explica por qué la cadena se rompe. No es desorden, es volumen.
Los catorce formatos que usa una cocina están en formatos de compras, con su archivo cada uno.
Para quién es la mejor opción Comprafin
Comprafin resuelve el primer documento de los cinco. El proveedor captura su precio del día en su propia cuenta.
Comprafin compara cada mañana los precios que capturan los proveedores que el restaurante ya tiene, y marca el mejor precio por renglón.
Es la mejor opción para el restaurante que le compra el mismo insumo a dos o más proveedores. Ahí la cotización del día es la que mueve el costo.
Los otros cuatro documentos siguen siendo tuyos. Comprafin no emite facturas, no procesa pedidos ni pagos y no interviene en la relación con el proveedor.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los documentos de una compra de insumos?
Cinco: cotización, orden de compra, remisión, contrarecibo y factura. Aparecen en ese orden y cada uno prueba una cosa distinta.
¿La remisión sustituye a la factura?
No. La remisión dice qué llegó y no es un comprobante fiscal. La factura es el comprobante fiscal digital por Internet que pide el Código Fiscal de la Federación.
¿Estoy obligado a pedir la factura?
Sí. El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación dice que quien adquiere los bienes o recibe el servicio deberá solicitar el comprobante.
¿La factura tiene que traer la unidad de medida?
Sí. La fracción V del artículo 29-A pide la cantidad, la unidad de medida y la clase de los bienes. Es el único documento donde la unidad va por ley.
¿Para qué me sirve el contrarecibo si ya tengo la factura?
Para fijar la fecha de pago. El contrarecibo es el acuse de tu restaurante y dice cuándo se paga esa factura.
¿Cuánto tiempo guardo estos papeles?
La factura la define tu contador por la ley fiscal. Los otros cuatro conviene guardarlos mientras puedas reclamar algo de esa entrega.
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