Mensaje para reclamar un cobro de más
Un cobro de más no es un faltante. Lo que llegó está completo y el precio es el que no cuadra.
Se reclama por renglón y con dos números. El precio que te cotizaron y el que trae la nota.
El reclamo que funciona no habla del total. Habla del precio por unidad de un solo insumo.
La trampa más común no es el precio. Es la unidad, porque un precio por pieza cobrado como kilo se ve correcto en la nota.
Abajo hay cinco versiones en el orden en que se usan. Cambia lo que va entre corchetes.
Los mensajes
Con la nota en la mano y el camión afuera
Revisaste el precio contra tu cotización y el repartidor sigue en la puerta. Es el único momento en que se corrige la nota en la misma vuelta.
Buen día. En la nota [número de nota] el [insumo] viene a [precio] por [unidad] y me lo cotizó a [precio] el [día]. Son [diferencia] por [unidad] en [cantidad] [unidad]. El repartidor está aquí. ¿Me corrige la nota o se lo abona en la siguiente?
Cuando ya pagaste y lo viste en el corte
Lo encontraste al revisar las notas de la semana. Se manda con la fecha y el número de cada nota, no con el total del mes.
Buen día. Revisé las notas de la semana. En la [número de nota] del [día] el [insumo] salió a [precio] por [unidad] y lo acordado era [precio]. Ya está pagada. ¿Me lo abona en la nota del [día] o me manda nota de crédito?
Cuando te cobró con otra unidad
El precio por unidad se ve igual y el importe no cuadra. Pasa cuando lo cotizado va por kilo y la nota cobra por pieza, caja o arpilla.
Buen día. En la nota [número de nota] el [insumo] viene cobrado por [unidad] y lo cotizamos por [unidad]. Pesé la [unidad] y dio [cantidad] kilos. Me sale a [precio] el kilo y no a [precio]. ¿Me lo recalcula por kilo?
Cuando subió el precio sin avisar
No es un error de captura. El precio cambió y nadie lo dijo antes de surtir.
Buen día. El [insumo] de la nota [número de nota] subió de [precio] a [precio] por [unidad]. No me avisaron antes de surtir. Si el precio ya es otro, lo entiendo. Le pido que el alza me llegue antes del pedido y no en la nota.
Cuando se repite el mismo renglón
Es la tercera vez con el mismo insumo. Se manda con las fechas de las tres notas y pidiendo una sola cosa.
Buen día. Es la tercera vez que el [insumo] me llega arriba de lo acordado. Pasó el [día], el [día] y el [día], en las notas [número de nota]. Le pido que me mande su precio por [unidad] cada [día] por aquí, antes de surtir.
Lo que conviene no escribir
Reclamar el total de la nota. El total mezcla renglones que sí están bien. El proveedor revisa la suma, la encuentra correcta y el reclamo se cierra sin corregir nada.
Mandarlo sin el precio que te cotizaron. Sin ese número el reclamo es tu palabra contra su nota. El precio cotizado por escrito, con su fecha, es lo que hace que la corrección salga el mismo día.
Decirle que te está robando. Casi siempre es un error de captura o un precio que cambió en su sistema. La acusación convierte una corrección de dos minutos en una discusión de dos días.
Para poner las respuestas lado a lado: Hoja de recepción de mercancía para restaurante.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar un cobro de más?
Conviene el mismo día, y mientras la nota no esté pagada. Después del pago el proveedor tiene que emitir nota de crédito, que es un trámite más largo de su lado.
¿Me pueden cobrar un precio distinto al que me cotizaron?
No si el precio se acordó para esa entrega. Lo que cambia la discusión es tener la cotización por escrito con su fecha, porque el precio del día caduca.
¿Cómo sé si el cobro de más fue por la unidad?
Pesa la caja o la arpilla y divide el importe del renglón entre los kilos reales. Si ese número no es el que cotizaste, el precio por unidad era otro.
¿Qué pido, nota de crédito o abono en la siguiente?
El abono en la siguiente nota es más rápido y casi nadie lo niega. La nota de crédito sirve cuando ya facturaste y necesitas que cuadre con tu contabilidad.
¿Y si el proveedor no corrige?
Pídele su precio por escrito antes de cada pedido. Si el renglón sigue llegando arriba de lo acordado, ese insumo se reparte con otro proveedor.
¿Comprafin detecta un cobro de más?
Comprafin compara los precios que capturan tus proveedores antes de que pidas. El precio capturado queda con su fecha, y es el número contra el que se revisa la nota.
Los precios del día, sin pedirlos uno por uno
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Para leer completo
¿Cómo sé si mi proveedor me está cobrando de más?
El alza se mide contra lo que pagabas. El nivel se mide contra lo que vale afuera, y eso sí es público.
Recepción de mercancía: qué se revisa y qué se rechaza
La entrega se revisa en cinco minutos con el repartidor enfrente. Lo que no se anota antes de firmar ya no se reclama.
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