Mensaje para pedirle la factura a un proveedor de insumos
La nota de remisión comprueba que llegó la mercancía. No comprueba el gasto.
La factura se pide dos veces y en dos momentos. Una al dejar los datos y otra por cada entrega.
El mensaje que funciona trae tres cosas. De qué entrega es, con qué número de nota y con qué datos fiscales.
Abajo hay cinco versiones en el orden en que se usan. Cambia lo que va entre corchetes.
Los mensajes
Al proveedor nuevo, antes de la primera entrega
Apenas van a empezar. Es el momento en que los datos se capturan una vez y quedan.
Buen día. Soy del restaurante [nombre del negocio] y le voy a empezar a comprar [insumo]. Antes de la primera entrega le dejo los datos para facturar. Le mando la constancia de situación fiscal en archivo. ¿Me confirma que ya quedó cargado en su sistema?
Cuando llegó la entrega con nota de remisión
Ya recibiste y firmaste la nota. Se manda el mismo día, con el número a la vista.
Gracias por la entrega de hoy. Me quedó la nota [número de nota] por [importe]. ¿Me manda la factura de esa entrega? Mis datos ya los tiene de la vez pasada. Si falta algo, me dice y se lo paso.
Cuando ya pasaron días y no llega
Se pidió y no llegó. Aquí lo que ordena la conversación es la lista de notas.
Buen día. Le recuerdo tres facturas que me faltan. Son las notas [número], [número] y [número], de las entregas del [día] al [día]. ¿Me las puede mandar esta semana? Las necesito para cerrar el mes.
Cuando la factura llegó con un dato mal
Ya facturó pero el comprobante trae otro nombre, otro régimen o otro código postal.
Recibí la factura de la nota [número] y gracias. Un detalle antes de pagarla. El [dato] no coincide con el mío y así no me sirve. Le vuelvo a mandar la constancia. ¿Me la puede volver a emitir con esos datos?
Cuando se junta el cierre de mes
Último día hábil del mes. Se manda a cada proveedor con el pendiente completo.
Buen día. Estoy cerrando el mes y me faltan [cantidad] facturas suyas. Le paso la lista de notas en la foto. ¿Me confirma cuáles puede emitir todavía este mes? De las que no, me dice y las paso al siguiente.
Lo que conviene no escribir
Pedirla sin mandar los datos fiscales completos. Nadie factura de memoria. El proveedor acaba poniendo el nombre que recuerda y la factura se tiene que volver a hacer.
Pedirla sin decir de cuál entrega. Un proveedor que te surte tres veces por semana no sabe cuál. El número de la nota es lo que identifica la entrega, y sin él se factura otra.
Pedirla de boca y no por escrito. Lo que se pidió por teléfono no se puede señalar después. Por escrito queda la fecha en que se pidió y de qué nota.
Para poner las respuestas lado a lado: Hoja de recepción de mercancía para restaurante.
Preguntas frecuentes
¿Cómo le pido la factura a un proveedor?
Por escrito, con el número de la nota de remisión y tus datos fiscales. Arriba hay cinco mensajes para copiar y mandar.
¿Qué datos necesita el proveedor para facturarme?
Los que trae tu constancia de situación fiscal. Mándale el archivo y que lo cargue una vez, en lugar de dictárselos por chat.
¿La nota de remisión sirve como factura?
No. La nota comprueba que la mercancía llegó y en qué cantidad. El gasto se comprueba con la factura.
¿Hasta cuándo conviene pedir la factura?
El mismo mes de la entrega. Un proveedor puede facturar después, y lo que se complica es tu contabilidad de un mes ya cerrado.
¿Cómo sé de qué entregas me falta factura?
Con las notas de remisión que firmaste. La hoja de recepción las junta en una lista y ahí se ve cuál no tiene factura.
¿Y si no me la quiere dar?
Entonces es un dato del proveedor y no un pendiente del mes. Pésalo junto con su precio y su cumplimiento cuando compares.
Los precios del día, sin pedirlos uno por uno
Comprafin compara los precios del día de los proveedores con los que ya compras. Son 14 días de prueba, sin tarjeta.
Para leer completo
¿Para qué sirve la nota de remisión de un proveedor?
El papel que acompaña la entrega. Dice qué llegó y no comprueba nada ante el SAT.
¿Cuándo se da un contrarrecibo y a qué obliga?
El papel con el que una factura entra a revisión. Dice cuándo se paga y no comprueba el pago.
¿Cómo le pago a un proveedor y qué papel me quedo?
El monto decide el medio y el momento del pago decide los papeles. Son tres, y a veces cuatro.